Особенности архивирования документов в организации
Содержание:
- Структура и содержание должностной инструкции архивариуса
- Кто такой архивариус и чем он занимается
- Обучение
- Кто такой архивариус и что он делает на работе?
- Требования к архивариусу
- Требования и качества
- Архивариус: особенности профессии
- Востребованность
- Нюансы работы архивариуса
- Образец должностной инструкции архивариуса
- Какое образование необходимо?
- Где востребованы архивариусы
- Описание обязанностей сотрудников
- Должностные обязанности
- Зарплата архивариуса
- Где получить профессию
- Где востребованы архивариусы
- Заключение
- Должностная инструкция
- Должностные обязанности архивариуса
Структура и содержание должностной инструкции архивариуса
Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.
Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:
Не знаете свои права?
Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей
Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.
Кто такой архивариус и чем он занимается
Архив с разного рода документами есть у любой организации, его обязательно нужно систематизировать и тщательно вести, чтобы не получилось неразберихи.
Некоторые виды документов имеют достаточно большой срок хранения, при этом любой из них может понадобиться в какой-то момент. Для того, чтобы иметь возможность быстро находить нужный документ в архиве, все они должны быть правильно расфасованы и подписаны.
В ведении архива очень важна скрупулезность, ответственность и кропотливость, и для этого существует специальная очень важная профессия – архивариус.
Архивариус – это сотрудник организации, который отвечает за ведение архива, он отвечает за каждую бумагу, которая попадает к нему, и если кому-либо из сотрудников понадобится найти какой-либо старый документ, он будет обращаться именно к архивариусу.
Чем занимается архивариус?
Со стороны кажется, что работа архивариуса очень простая, но на самом деле на него ложится большая ответственность за документы.
Список задач архивариуса может отличаться в разных организациях, однако, есть некоторый общий список, в который включены основные задачи:
- обработка документов и прием их в архив
- систематизация архива и его хранение
- контролирование делопроизводства
- передача необходимых документов в государственные архивы
- формирование справочников по документам, находящимся в архиве
- прием некоторых документов, которые приходят в организацию и при необходимости внесение их в архив
Помимо этих основных обязанностей обычно архивариус также должен уметь шифровать документы, следить за тем, чтобы соблюдались правила пожарной безопасности и выдавать копии документов по соответствующим запросам.
Мы живем в век технологий и информации, многие архивы теперь переходят из бумажного формата в электронный, поэтому архивариус должен обязательно знать все современные программы по работе с документами и использовать их.
Чаще всего есть вакансии на должность архивариуса в медицинских учреждениях и судах.
Требования к архивариусу
Работа архивариуса достаточно сложная, поэтому справиться с ней может не каждый, для того, чтобы качественно выполнять обязанности, человек должен обладать некоторыми личностными качествами.
Архивариус обязательно должен быть внимателен ко всему, даже к мелочам, любить порядок и структурированность, а также быть достаточно усидчивым, ведь эта профессия предполагает много похожей по типу работы.
Овладеть профессией архивариуса можно в колледже, а также в ВУЗе, образование для данной профессии является обязательным.
Человек, получивший высшее образование по данной специальности может стать старшим архивариусом, в крупных компаниях эта должность является достаточно значимой.
В учебных заведениях будущих архивариусов учат таким профессиональным навыкам, как правильное составление документов и отчетов, эксплуатация необходимых для работы технических средств, проведение экспертиз.
Также студенты изучают систему делопроизводства и нормативных актов, которые регламентируют ведение архивов.
Сколько получают архивариусы?
Зарплата архивариуса – это самый большой минус данной профессии, потому что получают они совсем немного. На данный момент зарплаты по России составляют примерно 15-22 тысячи рублей, но в некоторых регионах они составляют более 30 тысяч.
Оплата труда зависит от квалификации специалиста, от полученного им образования, от должности (старший архивариус в компании получает зарплату гораздо большую, чем обычный), компании, в которой он работает и региона, в котором он находится.
Обучение
Учиться на архивариуса можно в среднем специальном или высшем учебном заведении в разных городах России. По уровню престижности, конечно, лидируют Москва и Санкт-Петербург.
Если вы планируете поступать в один из московских колледжей, рекомендуем обратить внимание на эти ссузы:
- Областной колледж искусств.
- Колледж автоматизации и информационных технологий.
Вузов, ведущих подготовку специалистов по упомянутому направлению, в России достаточно много. Приведем несколько примеров:
- Российская экономическая школа (Москва).
- Государственный институт русского языка имени А. С. Пушкина (Москва).
- Московский институт международных отношений (МГИМО).
- Ленинградский госуниверситет им. А. С. Пушкина.
- Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов.
- Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
Для поступления в вуз потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку и литературе, обществознанию и истории. Чем больше баллов вы наберете, тем выше шансы пройти на бюджетную форму обучения, где вам будут платить небольшую, но стипендию.
Кто такой архивариус и что он делает на работе?
С древних времен все рукописные достижения человечества собирали в библиотеках, музеях и всевозможных хранилищах.
Специально для сбора, систематизации и складирования бумаг существуют архивы, функционированием которых занимаются архивариусы.
Что означает слово «архивариус»?
В русский понятие «архивариус» попало из латинского языка. Слово archivarius означает «начальник архива», хотя позже в своем словаре Ушаков называл этих работников несколько иначе – заведующими архива.
В России должность архивариуса появилась в 1720 году благодаря Петру I, который издал указ о создании системы организации государственных учреждений и назначил чиновников для прилежного сбора писем и составления реестров.
Кто такой архивариус?
В современном понимании архивариус – это любой работник архива, будь то начальник, заведующий или простой служащий. Его основная задача – правильно организовать работу архивного учреждения и надлежащим образом проконтролировать документооборот.
Архивариус должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, а также иметь представление о ведении отчетности и правилах эксплуатации деловых бумаг.
Важнейшими качествами этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.
Чем занимается архивариус?
В сферу деятельности архивариусов входит обеспечение сохранности документации, поддержание порядка ее хранения и использования. Работник архива занимается приемкой и регистрацией документов, поступающих из разных организаций, оформляет регистрационные карточки и сводные описи, создает банк данных и выдает документы или их копии по требованию.
В некоторых случаях функции архивариуса включают в себя доставку документации юридическим и физическим лицам, а также контроль правил пожаробезопасности внутри архивного учреждения.
Где востребованы архивариусы?
Архивариусы могут работать в различных сферах хозяйствования. Например, государственные учреждения используют их труд для учета смертности и рождаемости, хранения копий свидетельств о рождении, браке и прочих бумаг.
Востребована эта должность и в медицине. Лечебные учреждения, больницы и поликлиники нуждаются в грамотном хранении историй болезни и карточек пациентов, а научные институты – записей докторов и исследователей, изучавших те или иные заболевания.
Иногда архивариусы работают на частных лиц. Если богатая семья хочет составить свое генеалогическое древо или постоянно поддерживать в порядке коллекцию семейных исторических записей, она пользуется услугами архивных работников.
Зачем нужны архивариусы?
Архивариусы играют важную роль хранителей текущей и прошлой документации. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого.
Требования к архивариусу
При приеме на работу к соискателю предъявляются достаточно серьезные требования. Из профессиональных качеств выделяются: умение принимать, распределять, хранить, утилизировать материалы. Обязательное знание компьютера, умение работать с программами по систематизации и хранению данных. Необходимы знания при составлении отчетов, порядок составления документов, которые направляются для архивирования. Кроме этого, для работы архивистом необходимы личные качества:
- бдительность;
- собранность;
- внимательность;
- ответственность;
- умение работать сообща с коллегами.
Старшему специалисту, кроме перечисленных требований, необходим трудовой стаж при архиве минимум 5 лет и законченное высшее образование.
Требования и качества
Взять на эту должность могут человека с высшим (или студента) образованием, который отучился по специальности «архивное дело», «история», «педагогика». Иногда необходимые навыки получают на специальных курсах. Будущий сотрудник должен знать ПК (офисные программы), уметь работать с техникой (ксероксом, факсом, принтером), владеть письменной и устной грамотой. Аккуратностью, усидчивостью, аналитическим складом ума и скрупулезностью должен обладать архивариус. Кто это придумал и чем обусловлены требования? В течение всего дня работник сталкивается с огромным объемом информации, которую нужно прочесть, зарегистрировать и определить ее срок хранения согласно перечню документооборота. В этом деле требуются внимательность, усидчивость, самоконтроль, развитое мышление, терпеливость и тонкая моторика. Далеко не все люди способны ежедневно проделывать монотонную и кропотливую работу.
Архивариус: особенности профессии
Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.
Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:
- создание системы хранения документов на предприятии;
- их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
- контроль над ведением делопроизводства в компании и др.
Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.
Востребованность
Профессия архивариуса востребована в разных сферах. К примеру, в органах записи актов гражданского состояния (загсах) ее представители учитывают рождаемость и смертность, хранят копии свидетельств о рождении, о браке и другие важные документы.
Музейный архивариус систематизирует экспонаты по периодам истории, разделам и видам. Архивист колледжа, техникума, училища или вуза хранит и учитывает записи студентов, копии дипломов, а также записи, сделанные в трудовой книжке каждого сотрудника.
Не обойтись без архивариуса и в сфере медицины. Деятельность поликлинических учреждений и больниц требует корректного хранения и систематизации медицинских карточек, а также историй болезни пациентов. В научных институтах архивист несет ответственность за сохранность записей докторов, занимавшихся изучением заболеваний.
Кроме того, архивариус может сотрудничать с частным лицом. Если состоятельная семья желает получить помощь в составлении своей генеалогии или упорядочить внушительную коллекцию документов, она прибегает к услугам архивиста.
Нюансы работы архивариуса
Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.
Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.
В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.
Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.
Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии. При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания
Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии
При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания. Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
Какое образование необходимо?
Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.
Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.
Выпускники получают степень бакалавра.
Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:
- документовед;
- библиотекарь;
- музеолог;
- специалист кадрового делопроизводства;
- историк (историк-архивист);
- делопроизводитель;
- помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).
Где востребованы архивариусы
Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:
- государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
- музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
- учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
- медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
- частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.
Пример должностной инструкции
Пример инструкции (стр. 2)
Пример инструкции (стр. 3)
Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.
Описание обязанностей сотрудников
Содержание архивных материалов зависит от того, чем занимается предприятие. К примеру, в государственных хранилищах регионального уровня находятся материалы о жизни и деятельности наших предков. Обращаясь в такие структуры, люди получают ценные сведения для составления родословной. Архивист, получая соответствующий запрос, находит и выдает документы, подготавливает копии и выписки.
Основные задачи, которые выполняет специалист:
- контролирование документооборота и процесса делопроизводства;
- обработка и опись документов перед отправкой в архив;
- систематизация и опечатывание бумаг;
- передача материалов в государственный архив;
- составление справочников по тем документам, которые переданы на хранение;
- прием документов от сторонних организаций для учета и хранения.
Постепенно традиционные способы работы с документами в виде ручной описи утрачивают свою актуальность. Появились электронные носители, поэтому при приеме на работу архивариус должен продемонстрировать навыки работы с программами для компьютерного документооборота.
Работа архивистов только на первый взгляд кажется простой. На самом деле это кропотливый труд, который требует усидчивости, внимательности к мелочам, склонности к порядку и умения структурировать огромные массивы информации. Специалистов на данную должность учат в колледжах и вузах, а высшее образование — обязательное требование к кандидату. Специальность называется «Документоведение». В ходе обучения студенты осваивают принципы составления отчетов и основы систематизации документов, правила эксплуатации технических средств и проведения экспертиз.
Должностные обязанности
Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.
В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.
Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.
Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).
Зарплата архивариуса
На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.
Россия
16000—40000 ₽
Москва
30000—130000 ₽
Где получить профессию
Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.
Где востребованы архивариусы
Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:
- государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
- музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
- учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
- медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
- частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.
Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.
Заключение
Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.
Должностная инструкция
Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:
- по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
- специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).
Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.
ВАЖНО!
Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.
Типовая структура должностной инструкции выглядит так:
- общие положения;
- обязанности работника;
- его права;
- ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.
Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:
- проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
- отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
- топографирование;
- подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
- прием документации на постоянное или временное хранение;
- выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
- контроль за соблюдением нормативов по хранению;
- оформительные работы;
- обеспыливание и прошивка;
- оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
- работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
- подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
- исполнение поступающих запросов;
- обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
- сверка текстов с оригиналами;
- описание печатей, подписей и других особенностей документов;
- участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.
На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.
Права
Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:
- правом подписи в рамках должностных обязанностей;
- может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
- получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
- информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
- право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.
Ответственность
Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:
- При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
- За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
- При нарушении действующего законодательства РФ.
- За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).
Должностные обязанности архивариуса
Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.
Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.
Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.
Основные функции архивариуса
Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:
- пожар;
- землетрясение;
- химические повреждения.
В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.
Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.
Как происходит назначение архивариуса на должность
В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.
В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.