8 лучших качеств успешного оператора call-центра

Shrinkage

— усушка или процент времени отсутствия на рабочем месте.

Если спросить двенадцать сотрудников отдела кадров, мы услышим десять вариантов расчета Shrinkage. В колл-центрах удобно использовать значение Shrinkage, которое включает в себя все виды отсутствия сотрудника на рабочем месте. Тогда, рассчитывая необходимое количество операторов на линии мы учитываем Shrinkage и получаем сколько людей надо нанять на проект.

Для проектов, где работают более 30 операторов Shrinkage обычно в пределах 25-35%:

• 10% — отпуска, сессии, отгулы
• 10 % — болезни
• 14% — «минус утилизация» отсутствие сотрудника на рабочем месте (обед, перерывы, тренинги и т.д.). При нормальной Ut = 86%.

На небольших проектах расчеты затруднены. Так если из пяти сотрудников болеет один — это уже отсутствие 20% состава.

Для дальнейшей работы удобно представить Shrinkage, как два слагаемых: плановые и неплановые отсутствия:

Возможности контакт-центра

Колл-центр — что такое в плане возможностей? Как выглядит рабочий процесс?

1. Регистрация всех обращений и исходящих вызовов.
2. Маршрутизация звонков.
3. Запись общения клиента с оператором.
4. Хранение данных о потребителе или пользователе с последующим их анализом.
5. Наглядное представление о работе всего подразделения и каждого сотрудника в частности — диаграммы, графики деятельности, статистика.
6. Создание очередности вызовов, автосообщения, переадресация, активация режима ожидания.
7. Распределение звонков и сообщений внутри рабочей группы в зависимости от специализации.

Сегодня телефон колл-центра указывают в своих контактных данных все компании, чья работа подразумевает общение с клиентами — банки и иные кредитные организации, провайдеры, службы такси, интернет-маркеты, страховые компании и т.д.

Как показывает практика, на успех таких корпораций влияет хорошо налаженная связь с потребителем своей продукции и услуг. Клиент всегда отдает предпочтение тем компаниям, в которых номер колл-центра всегда доступен, где быстро обработают его обращение, доходчиво проконсультируют, вежливо и четко ответят даже на самый каверзный вопрос.

Оборудование и работа

Оборудованное рабочее место оператора включает в себя компьютер (к его производительности требования невысокие), гарнитура (микрофон и наушники), скоростной (от 5Мб/с) и (обязательно!) стабильный интернет. Лучше проводной.

Из программного обеспечения потребуются Скайп (для тренингов и совещаний) и Телеграм (для новостей и общения в группе), а также программа-звонилка и СРМ система, которые предоставляет работодатель.

Оператору прописывают график выхода в смену.

Наиболее распространены графики 2 через 2 (2 дня рабочие по 12 часов, 2 выходные) и 5 на 2 (5 рабочих дней по 9 часов, 2 выходных).

Собственно, работа оператора заключается в прозвонке потенциальных клиентов, оставивших запрос на какой-либо товар, его продажа и заполнение данных о клиенте для отсылки выбранной покупки.

Обычно система сама дозванивается до клиента, а затем перекидывает уже отвеченный вызов оператору. Его нужно только обработать. Некоторые колл-центры передают оператору только информацию о заказе, который нужно прозвонить самостоятельно.

Сам разговор с клиентом производится по скрипту – пошаговому сценарию, специально разработанному для каждого товара индивидуально. В нём написано буквально всё: приветствие, описание товара, его презентация, цена, ответы на вопросы… Данный скрипт открывается в программе в момент звонка, поэтому оператору в процессе общения не нужно ничего выдумывать.

Зачастую, всё, что необходимо делать – это просто зачитывать клиенту информацию.

Разговор с покупателем длится, в среднем, от 5 до 10 минут. В день можно принять свыше ста звонков. Естественно, далеко не все они закончатся продажей. Кто-то передумает, кто-то бросит трубку или включит «вместо себя» автоответчик…
Обработав заказ, необходимо заполнить данные о нём (количество проданного товара, цена, ФИО покупателя, адрес доставки…) в СРМ-системе.

Сведения должны быть полными и достоверными. Даже небольшая ошибка здесь может привести к невыкупу посылки клиентом, поэтому отделы прослушки и контроля колл-центра «не дремлют», и в случае обнаружения ошибок оператору грозит штраф.

Если звонок завершился продажей, то сразу по его завершению вам начисляется вознаграждение: фиксированная сумма в рублях. Она, в основном, зависит от количества проданного продукта в каждой сделке. В большинстве колл-центров эти суммы примерно одинаковы: 20-30 рублей за единицу товара, 15-40 рублей за дополнительную продажу. Если товар идёт набором или комплектом – от 40 до 100 рублей за комплект.

Некоторые колл-центры за продажу «сложного» комплекта выплачивают повышенное (до 230 рублей – prime-call.ru) вознаграждение. Если в течение часа вам удастся реализовать пять таких комплектов, то заработок составит более 1000 рублей за час работы. Это абсолютно реально, хотя и происходит нечасто.

Практически все предложенные продукты можно продавать комплектами, комплектация зависит от характеристик самого товара и от его количества.

Так же для каждого продукта предусмотрены апсейлы (дополнительная единица того же товара) и кроссейлы (сопутствующие товары). Так что оператор, продавший полный комплект с апсейлом и кроссейлом может буквально за 5 минут заработать 100-200, а то и больше рублей.
Надо сказать, что колл-центрам не выгодно реализовывать товары по одной штуке, поэтому продажа «единицы» оператором, мягко говоря, не приветствуется.

Вот это уже сделать гораздо сложнее.

Именно неумение продать много и дорого является «самым слабым звеном», отсеивающим большинство начинающих операторов!

Ситуацию усугубляет ещё то обстоятельство, что потенциальный покупатель, зачастую, видит в рекламе не сам товар, а т.н. «оффер» – наиболее выгодное, заманчивое, акционное предложение.

Это предложение может быть в десятки, а то и сотни раз дешевле того, что оператору предстоит продавать.

Вот экстремальный пример: клиент реагирует на рекламу, где чудодейственное средство для потенции стоит 1 рубль за упаковку и радостно оставляет заявку. Ему перезванивает оператор и сообщает, что 1 рубль – это стоимость каждой четвёртой (!) упаковки в комплекте, а первые три вы должны будете купить по 990 рублей за штуку.

Когда я начинал операторскую карьеру, то не мог поверить, что продать кому-нибудь подобное вообще реально! Но, как оказалось, «на каждый товар есть свой купец».

К чести работодателей, каждый из них периодически проводит тренинги по продажам и по продуктам для своих операторов, поэтому новичок при желании очень быстро и без отрыва от производства может стать мастером продаж.

Плюсы и минусы профессии

Должность оператор колл центра имеет множество преимуществ по сравнению с другими удаленными профессиями.

Основными плюсами выделяют следующие:

• минимальные требования к кандидату на должность, основными из которых является умение работать на персональном компьютере, способность быстро находить нужную информацию в поисковых системах Google и Yandex, обладать коммуникабельностью и стрессоустойчивостью;
• удаленный режим работы, вести профессиональную деятельность доступно даже в домашней обстановке, а это экономит массу средств и времени;
• отсутствие контроля над работой, специалист предоставлен только сам себе и своей работе, над ним не стоит начальник или коллеги. Он вправе регулировать свое рабочее время самостоятельно;
• отсутствие затрат на проезд и питание. Сотрудники колл центра могут питаться собственноручно приготовленными блюдами на своей кухне и не тратить деньги на транспортировку к работе;
• возможность совмещения нескольких заданий, опытные операторы колл центров могут участвовать в нескольких проектах одновременно. Фрилансер может заниматься принятием входящих звонков для одного работодателя и в то же время обслуживать чаты другой компании;
• гибкий рабочий график, специалист сам выбирает себе удобное время для деятельности;
• работа в спокойной обстановке, тишина является залогом успешной трудовой деятельности, ведь многочисленное проведение переговоров недопустимо в офисной суете;

Недостатками профессиональной деятельности на дому работодатели выделяют:

• недостаточную самоорганизацию, некоторым работникам необходима дисциплина и четкие приказы. Учет времени для таких специалистов проводится по входам и выходам в систему;
• отсутствие коммуникационных навыков и командного духа, есть люди, которым не хватает общения с коллегами и из-за этого страдает их квалификация на рабочем месте;
• присутствие тихой обстановки в доме, каждый клиент считает оператора сотрудником компании, поэтому совсем неуместно, если во время разговора будут раздаваться посторонние звуки или шум;
• отсутствие карьерного развития;
• наличие сложностей в самостоятельном обучении, представление о том оператор колл центра кто это, не всегда может совпадать с реальностью, ведь специалисту придется приобретать много навыков самостоятельно.

Абсолютно очевидно, что работа оператором колл центра подойдет не каждому человеку. Ведь она включает в себя наличие подходящей рабочей субстанции, высокого уровня самоорганизации и постоянной мотивации. А самое главное подойдет людям не только в качестве основной профессиональной деятельности, но и в форме дополнительного заработка.

На этом можно закончить. Теперь вы знаете оператор колл центра кто это такой, чем он занимается и что это за профессия.

Преимущества и недостатки колл центра

Но перед тем, как говорить об открытии бизнеса, стоит изучить все за и против, и уже после этого решить – подходит ли вам такой вариант, или нет.

Как и в других самостоятельных делах, организация и дальнейшая работа колл центра имеет свои преимущества и недостатки. В большей степени, это заслуга высоколиквидного формата бизнеса, то есть в потенциально большой клиентской базе, и высокой вероятности её ухода.

Чтобы в полной мере оценить привлекательность колл центра, предлагаем ознакомиться с приведённой ниже таблицей.

Преимущества	Недостатки
При найме от сотрудников не требуется каких-либо навыков	Высокая ликвидность персонала, необходимость каждый раз обучать новых работников
Относительно небольшие затраты при старте бизнеса (до 15 тыс. долларов США)	Необходимость постоянно докупать и улучшать оборудование
Быстрые темпы роста базы (до 20% ежемесячно), большое количество заявок	При наплыве звонков, есть вероятность не справится с потоком
Возможность открытия по франшизе	Большая часть рынка (82%) занята крупными колл центрами
Огромная база потенциальных клиентов	В некоторых городах – слишком высокая конкуренция

В таблице подтверждается то, что российские колл центры подвержены тому же влиянию, что и другие высоколиквидные бизнесы с быстрыми темпами работы.

Однако, высоколиквидность — это не приговор, при успешном старте и эффективной работе менеджеров, высокая ликвидность легко превращается в невероятное преимущество, ежемесячно повышая поток клиентов на 10-20%.

История профессии

Прародительницей современных call-центров была Американская телефонная станция в 1878 году. Именно тогда впервые была автоматизирована система телефонных звонков, и работники станции именовались телефонистами.

А вот администрирование и выдача справок по телефону осуществляться начала с появлением первых телефонных адресно-справочных служб. Это сегодня всемирная паутина дает ответ на все вопросы, а системы геолокации прокладывают маршрут к любой точке. А тогда, в начале ХХ века работа справочной службы была «спасательным кругом» в поиске нужного адреса.

Современное название должности возникло тоже благодаря телефонной связи, только теперь благодаря мобильной телефонии: так назвали работников службы поддержки клиентов мобильных операторов. Теперь же эта должность является повсеместно распространенной и связана с автоматизированной справочной или диспетчерской службой различных компаний в более чем 20 направлениях.

Контроль качества в четыре шага

Для того, чтобы создать работающую систему проверки, не нужны сверхусилия. Всю настройку можно условно разделить на четыре этапа.

1. Оценочный-лист

Вы наверняка сразу можете в общих чертах описать структуру разговора: оператор здоровается и представляется клиенту, рассказывает о продукте, снимает возражения, продает (в идеале). Эти части станут основными блоками оценочного-листа — всего их будет четыре или пять. Затем вы разберете их до мельчайших деталей, вычеркнете лишнее и получите список из 30 пунктов или около того. Для каждого пункта определите, что может быть хорошо, а что плохо

А также на основании своих представлений о важности этого пункта присвоите вес. Для простоты вес хорошо ставить в процентах

Например, правильная отработка возражения абонента, наверно, важнее того, назвал ли оператор абонента по имени, прощаясь. Так вы получите опросный-лист, с помощью которого сможете отличить качественный разговор от некачественного.

2. Выборка

Чтобы понять, вкусный вышел суп или нет, не обязательно съедать всю кастрюлю. Так и для оценки качества работы операторов все разговоры слушать нет необходимости. Практика показывает, что результаты оценки всего 2-5 % звонков можно экстраполировать на весь массив контактов. Главное, чтобы выборка была релевантной. В нее должны главным образом попасть новые сотрудники и те, кто уже совершал ошибку, но и операторов, которые стандартно держат планку качества, тоже нужно мониторить ежедневно, чтобы они не поддавались эмоциям. Эти звонки верификатор проверяет по чек-листу, отмечая суть ошибки в соответствующем пункте.

3. Анализ

Теперь, когда вы видите все оценки по выборке, то можете сделать выводы. Если ошибка единичная и ответственность за нее несет оператор, вам нужно дать обратную связь сотруднику и его руководителю, организовать дообучение и коучинг. В идеале — внести качество в мотивационную схему оператора, чтобы оно стало для него стимулом. Но вы удивитесь, поняв, что повторяющиеся ошибки операторов на самом деле лишь следствие нарушения в бизнес-процессе.

Допустим, сотрудник затруднился предоставить собеседнику информацию. Если вместо того, чтобы сразу штрафовать оператора, вы решите проверить, что он делал во время разговора, то поймете, что, возможно, информации просто нет в системе или сценарии разговора. Статистика показывает, что такие нарушения вызывают до 85% операторских ошибок. А разбираться с ними нужно вовсе не на уровне оператора, а на несколько уровней выше.

4. Обратная связь

Собственно этот этап и отличает контроль качества от мониторинга ошибок. Измерив и проанализировав, надо предусмотреть процесс улучшения. Это либо прямая обратная связь оператору и его руководителю, либо изменения в бизнес-процессе, который повлек ошибку.

COPC / Customer Operations Performance Center

Стандарт разработан еще в 1996 году группой компаний: Microsoft, Intel, American Еexpress, Dell, Motorola, Novell. Это набор минимальных операционных требований к управлению производительностью.

Стандарт COPC позволяет выстроить процессы таким образом, что можно получать увеличение сервиса, качества и дохода при одновременном снижении затрат.

В основном состоит из рекомендаций и правил, НО для некоторых метрик приводит точные количественные значения. Например, для Utilization, Critical Error Accuracy

Примеры процессов выстроенных на основе COPC можно посмотреть в Телеконтакте на любой площадке.

Плюсы и минусы работы в Call-центре

У каждого способа заработка в интернете есть как плюсы, так и минусы. Работа в Сall-центре тоже не лишена недостатков, о которых подробно расскажем ниже.

Плюсы:

1. Минимальные требования к кандидату. Умение внятно разговаривать, наличие ПК или ноутбука, обучаемость. У многих эти навыки есть. Для новичков это неплохой шанс получить удаленную работу.
2. Свободный график. Компании могут предложить соискателю удобный для него режим работы. Это могут быть как дневные, так и вечерние часы.
3. Можно работать из любого места, не посещая офис.
4. Возможность карьерного роста до ведущего специалиста или руководителя службы поддержки удаленного Call-центра.iПоддержка в начале деятельности и обучение за счет работодателя (не во всех компаниях, но встречается).

5. Другие плюсы, связанные с удаленным характером работы.

Минусы:

1. Стрессы. Работники Call-центров сталкиваются с некорректным поведением клиентов, в том числе хамством. Необходимо быть готовым к этому и адекватно реагировать в подобных ситуациях, уметь быстро снять стресс и продолжать работу.
2. Отказы. Когда сотрудник Call-центра предлагает товар или услугу, есть вероятность отказа от данного предложения. В результате нет бонусов.
3. Эмоциональное выгорание. Наступает момент, когда все действия оператора доведены до автоматизма. Двигаться дальше желания нет. Учиться новому лень. Нужно уловить ту грань, после которой наступает эмоциональное затухание.
4. Неприятная информация. Нередко сотрудник вынужден сообщать клиенту то, чего он не хочет слушать. Напоминать о просрочке или неплатеже.

5. Ответственность и постоянный контроль со стороны работодателя. За действиями оператора следит целая команда. Разговоры прослушиваются, малейшие ошибки анализируются. Взыскания могут быть разными. Лишение премии или даже увольнение. В некоторых случаях может грозить административная ответственность.

Сколько платят в Call-центрах?

Заработок оператора зависит от разных факторов. Некоторые контактные центры предлагают фиксированную ставку. Работа может заключаться в ответах на звонки клиентов и внесении информации в базу данных в ходе общения. Смены длятся по 6 часов, на выбор дневные или вечерние. В среднем операторы зарабатывают до 15 тыс. рублей в месяц.

Если параллельно с обзвоном оператор Call-центра занимается продажами, то за привлеченных клиентов он получает бонусы. Здесь можно заработать до 25 тыс. рублей в месяц.

Есть Call-центры, в которых оплата труда исключительно сдельная. Платят за звонки, продажи, консультации. Тут все в руках оператора. Чем больше он продаст, привлечет клиентов, совершит больше звонков, тем выше будет заработок.

При сдельной оплате зарплата оператора Call-центра может вырасти до 50 тыс. рублей в месяц. Некоторые специалисты умудряются заработать до 5 тыс. рублей за 12-ти часовую смену. Ну а в среднем старательный и прилежный оператор может рассчитывать на 2-3 тысячи рублей за смену.

Если вы не можете работать полную смену и готовы трудиться в контактном центре 2-3 часа в день, то такая возможность тоже есть. Удаленным операторам Call-центра могут предоставить соответствующий график. Заработная плата при такой занятости составляет 6-7 тысяч рублей в месяц.

Обязанности оператора

Консультирующие менеджеры могут консультировать клиентов по товарам, по услугам, по гарантийным срокам, по возвратам. Также оператор работает с заявками. Например, заполняет вместе с клиентом заявку на услугу.

Также оператор может заниматься исходящим обзвоном. Чаще всего это информация о клиентах, о конкурентах для своей компании, проводят социологические опросы. Также специалист может работать для аналитического отдела.

Операторы могут выполнять функцию передающего звена. Диспетчер передающий звонок в подразделение, например оператор в такси.

Продающие менеджеры занимаются продажами товаров или услуг.

Продавать по телефону могут не только товар, но и определенное действие. Например, это может быть встреча, конференция. Также замер окон, презентацию чернил для принтеров и другие. Вторым шагом после консультации клиент приглашается в офис, где ему предлагается основной товар для покупки.

В случае подтверждения заявки на замер, клиенту предлагается покупка самих окон. После презентации и пробы чернил, предлагается покупка краски.

Также продающий оператор занимается теплыми звонками. Клиент сам звонит в организацию, а специалист консультирует его. После того, как клиент выбрал, менеджер закрывает сделку.

Холодные звонки — это звонки людям, которые являются потенциальными клиентами компании. Эти люди никогда не обращались в компанию. Менеджеру требуется заинтересовать клиента для того, чтобы он приобрел товар.

Требования к работнику call-центра

В связи и с тем, что работа связана с телефонными звонками и общением с клиентами к оператору предъявляют ряд требований. Они могут отличаться в разных компания в зависимости от сферы их деятельности и задач, выполняемых оператором. Но есть и общие требования, характерные для любого оператора:

• Грамотная и четко-поставленная речь,
• Отсутствие дефектов речи, хорошая дикция;
• Приятный голос;
• Знание ПК и специализированных программ автоматической телефонии;
• Коммуникабельность;
• Психическая уравновешенность и эмоциональная устойчивость.

В зависимости от функций оператора и характера деятельности компании некоторые работодатели расширяют круг требований к специалисту следующими пунктами:

• Высшее образование (иногда требуется специализированное высшее образование: экономическое, психологическое или инженерное);
• Знание английского или иного иностранного языка;
• Высокая скорость печати;
• Знание специализированных программ;
• Опыт работы оператором.

Что нужно знать и уметь?

Базовые навыки, которые требуются оператору Call-центра:

• Грамотный письменный и устный язык.
• Четкая речь.
• Готовность к монотонной работе.
• Компьютерная грамотность. Необходимо знать, как звонить через интернет, пользоваться соответствующими программами, которые предоставит работодатель.

Какими качествами должен обладать оператор Колл-центра? Во-первых, быть внимательным, доброжелательным, общительным, готовым прийти на помощь. Во-вторых, устойчивым к стрессам и позитивным.

Как правило, высшее образование не требуется. Нет дресс-кода, как в офисе. С руководством проводятся созвоны 1-2 раза в день (перед сменой и обсуждение результатов после).

Если вы работаете на дому, то потребуется иметь компьютер, гарнитуру, высокоскоростной и стабильный доступ в интернет и тихое место для совершения звонков. За посторонние шумы во время диалогов могут оштрафовать.

Как правило, перед началом работы операторов обучают. Предоставляют информацию о продуктах, инструкции, шаблоны ответов (они называются скриптами). Также объясняют, за что могут штрафовать. Обычно это опоздание, не выход на смену, общение не по скрипту и другие ошибки.

Сколько зарабатывает оператор call-центра

Заработная плата оператора зависит от нескольких факторов:

1. Региональная принадлежность;
2. Постоянность работы;
3. Круг обязанностей;
4. Статусность и финансовые возможности компании-работодателя;
5. Опыт работы.

Зарплата во всех регионах России отличается и зависит от уровня жизни в регионе. Операторы call-центра филиалом одной и той же компании в разных странах, так и в разных городах одной страны может отличаться. Лидирующие позиции имеют города-миллионеры в США и Европе.

Зарплата зависит и от опыта сотрудника, так новичкам платят порядка около 60% от максимальной зарплаты оператора в фирме. С увеличением стажа растет мастерство и, соответственно, объем выплачиваемых премий, что напрямую влияет на общий объем выплат.

• Премиальные за выполнение плана;
• Процент от продаж интернет магазина;
• Бонусы за привлечение новых клиентов.

В случае с комбинированным исчислением заработной платы оклад сотрудника от месяца к месяцу будет меняться, но есть уверенность в получении хотя бы фиксированной ставки.

Если же речь идет о работе с холодными звонками, то работодатель часть исчисляет заработную плату за фактически совершенные звонки и в некоторых случаях доплачивает бонусы за привлеченных новых клиентов. Зарплата на такой должности совсем нестабильная и самая низкая. Именно поэтому эти вакансии привлекают больше студентов и молодых мам в декрете и поэтому к ним предъявляют минимальные требования. Зарплата исчисляется за минуту разговора с клиентом. Работа удаленно требует наличия некоторых условий:

• Персональный компьютер;
• Гарнитура;
• Высокоскоростная и стабильная интернет-связь;
• Программное обеспечение, которое установлено работодателем (им же и предоставляется).

Что касается статусности и финансовой возможности работодателя – то это и есть те самые частные условия, которые может предложить работодатель.

Зарплата оператора call-центра может сильно отличаться у различных работодателей, как и принципы ее исчисления

Для тех, кто ищет источник стабильного заработка стоит обращать внимание на вакансии в компаниях, где больший удельный вес зарплаты приходится на фиксированный оклад, а не на премиальную часть. Если же работник уверен в своих силах и имеет достаточное количество времени на выполнение работы (в том числе и сверхурочно), то при поминутной оплате у него больше шансов заработать достойный оклад

Подводя итоги

В заключение мы хотели бы привести несколько отзывов представителей медицинских компаний по результатам внедрения программы для организации колл-центра.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь в нашу компанию по телефону +7 (495) 641-10-10 или оставьте заявку в разделе Стоимость.

Специалисты расскажут вам более подробно о том, как программа Infinity улучшит качество обслуживания клиентов в вашей организации.

Если же вы пока не готовы к внедрению программы и вам требуется больше информации для принятия решения, подписывайтесь на наши социальные сети.

Мы регулярно публикуем там полезную информацию по тематике колл-центров

В настоящий момент врачи, медсестры, многие сотрудники поликлиник и больниц спасают нашу страну от коронавируса. Им приходится работать сутками, спасая жизнь заболевших сограждан, за что им огромное спасибо.

В сложившейся ситуации мы хотели бы внести свой небольшой вклад, оказав им посильную помощь.

На период действия карантина мы предлагаем обратившимся в нашу компанию представителям государственных больниц и поликлиник бесплатное использование программы для колл-центра Infinity для обслуживания входящих обращений.