Кто такой архивариус и чем он занимается

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

• по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
• специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

• общие положения;
• обязанности работника;
• его права;
• ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

• проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
• отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
• топографирование;
• подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
• прием документации на постоянное или временное хранение;
• выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
• контроль за соблюдением нормативов по хранению;
• оформительные работы;
• обеспыливание и прошивка;
• оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
• работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
• подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
• исполнение поступающих запросов;
• обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
• сверка текстов с оригиналами;
• описание печатей, подписей и других особенностей документов;
• участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

• правом подписи в рамках должностных обязанностей;
• может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
• получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
• информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
• право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
3. При нарушении действующего законодательства РФ.
4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).

Обязанности и рабочая среда

В обязанности архивистов входит приобретение и оценка новых коллекций, систематизация и описание записей , предоставление справочных услуг и сохранение материалов. При организации записей архивисты руководствуются двумя важными принципами: происхождением и первоначальным порядком . Происхождение относится к созданию записей и хранению разных записей отдельно для поддержания контекста. Записи создают многие организации, в том числе правительства, предприятия, университеты и частные лица. Первоначальный порядок применяется путем ведения записей в порядке, установленном и поддерживаемым создателем (ами). Как происхождение, так и первоначальный порядок тесно связаны с концепцией уважения к фондам , которая гласит, что записи одного юридического лица не должны смешиваться с записями другого.

У обустройства есть два аспекта: интеллектуальный и физический. Оба аспекта следуют принципу первоначального порядка. Архивисты обрабатывают записи физически, помещая их в незащищенные от кислоты папки и коробки, чтобы обеспечить их долгосрочное сохранение. Они также обрабатывают записи интеллектуально, определяя, из чего они состоят, как они организованы и какие средства поиска необходимо создать , если таковые имеются . Вспомогательные средства могут быть в виде ящичных списков, описательных описей или указателей. Даже если исходная компоновка неясна или бесполезна с точки зрения доступа к коллекции, она редко меняется на что-то более понятное. Это связано с тем, что сохранение исходного порядка показывает, как работал создатель записей, почему были созданы записи и как они организовывали их. Более того, может быть потеряно происхождение и подлинность записей. Однако исходный порядок не всегда является лучшим способом сохранения некоторых коллекций, и архивисты должны использовать свой собственный опыт и текущие передовые методы, чтобы определить правильный способ сохранения коллекций смешанной техники или коллекций, не имеющих четкого оригинального расположения.

Помимо работы по организации коллекций и уходу за ними, архивисты помогают пользователям интерпретировать материалы и отвечать на запросы. Эта ссылка работа может быть небольшой частью работы архивариуса в меньшей организаций, или состоять из большинства их занятий в большем архиве , где определенные роли (например, обработка архивариуса и эталонный архивариус может быть очерчены).

Архивисты работают в различных организациях, включая государственные учреждения , местные органы власти , музеи, больницы, исторические общества, предприятия, благотворительные организации, корпорации, колледжи и университеты, национальные парки и исторические места, а также любые учреждения, чьи записи потенциально могут быть ценными для исследователей. экспоненты, специалисты по генеалогии или другие. Они также могут работать с коллекциями большой семьи или даже отдельного человека .

Архивисты также часто бывают преподавателями; Для архивариуса, работающего в университете или колледже, нет ничего необычного в том, чтобы читать лекции по предмету, связанному с их коллекцией. Архивисты, работающие в учреждениях культуры или в местных органах власти, часто разрабатывают образовательные или информационные программы, чтобы расширить возможности пользователей архивов понимать и получать доступ к информации в своих коллекциях. Это может включать такие разнообразные мероприятия, как выставки , рекламные мероприятия, участие сообщества или даже освещение в СМИ.

Появление закодированного архивного описания (EAD), наряду с растущим спросом на материалы, которые будут доступны онлайн, потребовало от архивистов за последнее десятилетие стать более технически подкованными. Многие архивисты сейчас приобретают базовые навыки работы с XML , чтобы сделать свои поисковые пособия доступными для исследователей в Интернете.

Обучение

Вход в Ecole des Chartes в Париже, где обучают архивистов-палеографов .

Хотя архивисты существуют с древних времен, профессионализм в этой профессии еще не очень древний. Первые методы в архивах , начиная с XVII — го  века и первыми курсами не освобождаются, как учебная дисциплина , что с XIX — го  века в Италии, Германия и Франция.

В большинстве европейских и американских программ до 1930-х годов в архивной подготовке преобладала университетская историческая подготовка, которая проводилась в школах и на факультетах, принадлежащих университетам литературы и гуманитарных наук. Мы также видим, что во многих регионах управление национальными архивами (или кантональными архивами в Швейцарии) возложено на архивистов, которые также являются учителями истории.

После Второй мировой войны архивные школы распространились по всему миру и, в связи с расширением деятельности правительства и увеличением объема выпуска документов, постепенно отказались от истории, чтобы сосредоточиться на методах и обучении, разработанных библиотечным делом и информатикой . Хотя источники документов в архиве и библиотеке различаются, операции документальной цепочки остаются схожими в обеих областях, а также в целях работы (поиск информации для пользователя).

Поль Делсалл выделяет четыре типа школ, в которых преподается архивное обучение:

1. Школы, специализирующиеся на архиве , палеографии и дипломатии , изначально в основном ориентированные на древние документы: например, семнадцать итальянских школ ( Scuole di archivistica, paleografia eiplomatica ) в зависимости от различных государственных архивов ( Archivi di Stato ), Национальная школа чартеров готовит архивистов. -палеографы во Франции, Венская школа, Марбургская школа в Германии или Архивная школа в Нидерландах.
2. Школы информатики и документации ориентированы в первую очередь на управление документами ( делопроизводство ).
3. Библиотечные школы, где архивное обучение является второстепенным: Школа библиотечных и информационных наук в Монреале, Женевская школа менеджмента в Швейцарии, Школа информационных наук в Марокко и т. Д.
4. Исторические школы, университеты, которые предоставляют учебные программы для архивистов в рамках исторической подготовки, например, в Восточной Европе, а также в некоторых институтах или университетах Франции, Великобритании и США.

В англосаксонских странах управление историческими архивами и управление документами ( управление записями ) обычно являются предметом двух отдельных учебных программ.

Павильон Лайонела-Грау в Монреальском университете, где находится Школа библиотечных и информационных наук (EBSI), которая обучает библиотекарей , архивистов, документалистов и т. Д. Франкоязычные жители Северной Америки.

Некоторые школы выдают практические дипломы, обучая техников, ответственных за использование архивных инструментов, разработанных архивистами, имеющими высшие дипломы ( лицензии или магистра ). В некоторых странах определенные дипломы или аккредитации являются обязательными для доступа к определенным функциям (поступление на французскую государственную службу путем конкурсных экзаменов, сертификаты профессиональных ассоциаций для работы в архивных службах Северной Америки).

В рамках Международного совета по архивам Секция архивного образования и архивного обучения стремится «обеспечить сеть для преподавателей архивов с целью разработки методологии и создания инструментов, которые будут служить в первую очередь для преподавания архивоведения, а также для дальнейшего содействия. развитию профессии ».

Международный archivistique франкоязычного Portail (PIAF) также предлагает вводные курсы онлайн архивистов со всего франкоязычного мира.

Знания и навыки

На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.

Профессиональный архивариус должен:

знать единую систему делопроизводства;

ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;

владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;

уметь составлять отчеты, оформлять акты;

владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;

уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.

Еще архивариус дополнительно систематизирует подотчетную документацию, поэтому он должен обладать разными приемами организации работы отдела. Сотрудник с опытом работы более пяти лет может получить должность старшего архивиста. Такой работник дополнительно должен знать правила составления описаний документов временного и постоянного хранения, различных сопроводительных актов.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

• документовед;
• библиотекарь;
• музеолог;
• специалист кадрового делопроизводства;
• историк (историк-архивист);
• делопроизводитель;
• помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

История возникновения

В процессе археологических раскопок, проводившихся на территории древних Греции, Египта и Рима, исследователи находили образцы письменности, которые были собраны особым образом. В дошедших до наших дней летописях содержались четкие предписания о методах ведения ценных документов. Соответственно, можно заключить, что архивариусы существовали еще в эпоху глубокой древности.

Уже само наличие отдельных помещений, где хранились важные письмена, говорит о том, что культура социума того времени находилась на высоком уровне. Ведь архив нужен не только для хранения памяти об исторических событиях. Это база, имеющая научный и прикладной характер.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Согласно этому документу, государственным органам власти предписывалось учредить архивы и открыть должность госслужащего, который должен был «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». Это краткая характеристика, объясняющая, кто такой архивариус и чем он должен заниматься.

В первые годы после Октябрьской революции каждое госучреждение имело четко организованный документооборот. В обязательном порядке архивировались сведения о подвергшихся национализации усадьбах, монастырях, церквях. Сохранялись материалы о великих народных деятелях – ученых, художниках и композиторах. Уничтожать такие собрания документов строго запрещалось. Их сохранность контролировал архивариус.

С 2002 года календарь профессиональных праздников пополнился Днем архивиста. Отмечают его 10 марта.

Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

1. Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
2. Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
3. Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

В некоторых подобных учреждениях предпочитают делать копии самостоятельно с целью обеспечения нужного светового режима. Но за это, как правило, взимают плату.

Кто такой архивариус и чем он занимается

Должностная инструкция архивариуса. кто такой архивариус и что он делает на работе Архив с разного рода документами есть у любой организации, его обязательно нужно систематизировать и тщательно вести, чтобы не получилось неразберихи.

Некоторые виды документов имеют достаточно большой срок хранения, при этом любой из них может понадобиться в какой-то момент. Для того, чтобы иметь возможность быстро находить нужный документ в архиве, все они должны быть правильно расфасованы и подписаны.

В ведении архива очень важна скрупулезность, ответственность и кропотливость, и для этого существует специальная очень важная профессия – архивариус.

Архивариус – это сотрудник организации, который отвечает за ведение архива, он отвечает за каждую бумагу, которая попадает к нему, и если кому-либо из сотрудников понадобится найти какой-либо старый документ, он будет обращаться именно к архивариусу.

Чем занимается архивариус?

Со стороны кажется, что работа архивариуса очень простая, но на самом деле на него ложится большая ответственность за документы.

Список задач архивариуса может отличаться в разных организациях, однако, есть некоторый общий список, в который включены основные задачи:

• обработка документов и прием их в архив
• систематизация архива и его хранение
• контролирование делопроизводства
• передача необходимых документов в государственные архивы
• формирование справочников по документам, находящимся в архиве
• прием некоторых документов, которые приходят в организацию и при необходимости внесение их в архив

Помимо этих основных обязанностей обычно архивариус также должен уметь шифровать документы, следить за тем, чтобы соблюдались правила пожарной безопасности и выдавать копии документов по соответствующим запросам.

Мы живем в век технологий и информации, многие архивы теперь переходят из бумажного формата в электронный, поэтому архивариус должен обязательно знать все современные программы по работе с документами и использовать их.

Чаще всего есть вакансии на должность архивариуса в медицинских учреждениях и судах.

Требования к архивариусу

Работа архивариуса достаточно сложная, поэтому справиться с ней может не каждый, для того, чтобы качественно выполнять обязанности, человек должен обладать некоторыми личностными качествами.

Архивариус обязательно должен быть внимателен ко всему, даже к мелочам, любить порядок и структурированность, а также быть достаточно усидчивым, ведь эта профессия предполагает много похожей по типу работы.

Овладеть профессией архивариуса можно в колледже, а также в ВУЗе, образование для данной профессии является обязательным.

Человек, получивший высшее образование по данной специальности может стать старшим архивариусом, в крупных компаниях эта должность является достаточно значимой.

В учебных заведениях будущих архивариусов учат таким профессиональным навыкам, как правильное составление документов и отчетов, эксплуатация необходимых для работы технических средств, проведение экспертиз.

Также студенты изучают систему делопроизводства и нормативных актов, которые регламентируют ведение архивов.

Сколько получают архивариусы?

Зарплата архивариуса – это самый большой минус данной профессии, потому что получают они совсем немного. На данный момент зарплаты по России составляют примерно 15-22 тысячи рублей, но в некоторых регионах они составляют более 30 тысяч.

Оплата труда зависит от квалификации специалиста, от полученного им образования, от должности (старший архивариус в компании получает зарплату гораздо большую, чем обычный), компании, в которой он работает и региона, в котором он находится.

Зарплата архивариуса

На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.

Россия
16000—40000 ₽

Москва
30000—130000 ₽

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

• государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
• музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
• учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
• медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
• частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Заключение

Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.

Личностные требования к должности архивариуса

Хорошим архивистом способен стать внимательный и ответственный человек, который даже при выполнении монотонной работы не теряет концентрацию. Также соискателю должности пригодятся усидчивость, терпеливость, спокойствие. Сотрудник должен стремиться к порядку, быстро вникать в различные структурные схемы.

Важными качествами являются пунктуальность и дисциплинированность, уважительное отношение к правилам, инструкциям. Обычно в архиве работает минимальное количество сотрудников, поэтому пост подходит людям, комфортно чувствующим себя в одиночестве. Но они не должны быть совсем нелюдимыми, ведь по работе им придется много общаться с представителями других отделов.

Главная задача архивариуса — это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот.

История профессии

История профессии архивиста тесно связана с историей письма , потому что архивист контролирует доступ и сохранение письменных записей (независимо от носителя и системы письма).

«Хранитель памяти» как властный человек (Античность)

Первоначально архивариус был человеком власти, хранящим тексты законов.

Так, в Древней Греции профессию архивариуса занимали магистраты:

—  Аристотель , Политика , книга VII, глава 5, §4

В эллинистических Афинах (от II — го  века  до нашей эры. ), В архиве города хранится в Метроон (бывшее здание Boule Афин) на Агора , в центре жизни гражданской.

В Древнем Риме государственные архивы, хранящиеся в таблицах, также управлялись магистратами: цензорами , затем квесторами .

«Archivaire» в качестве секретаря или нотариуса ( XV — го  века)

В средних веках , функция «archivaire» ( о чем свидетельствует с XV — го  века) довольно заполнена духовенствами, секретари (буквально « которые поддерживают секрет») или канцлер .

Таким образом, хранение архивов короля Франции Филиппа Ле Беля было поручено в 1307 году клерку Пьеру д’Этампу, функции которого описываются следующим образом:

—  Филипп Ле Бель , Комиссионные , 1309 г.

Архивариус профессионализируется с XVII — го  века с дебютом дипломатических и системой «  Registratur  » в Германии. Из делопроизводителей архивисты становятся нотариусами . В странах Центральной Европы, функция «Регистратор» появляется в юрисдикции в XVIII — го  века. Термин «архивариус» (образованный с более научным суффиксом -iste ) появился во французском языке в то же время и все чаще заменял термин «архивариус».

«Архивариус» ученый и историк ( XVIII — го  века)

После Французской революции , когда архивная наука вошла в состав вспомогательных исторических наук , архивариус стал ученым историком . На протяжении не XIX — го  века , и большая часть XX — го  века, он больше не гарантирует доступ к юридическим текстам, но и исторические источники. Он должен иметь солидные технические знания ( дипломатическая , палеография , СФРАГИСТИКА , геральдика ) приобретает в недавно созданных специализированных школах (например , в итальянских школах с начала в XIX — го  века или Национальная школу хартий во Франции с 1821 г.).

«Звукозапись менеджер» менеджер ( XX — го  века)

В связи с возросшей с 1970-х годов стандартизацией профессии и растущей компьютеризацией средств массовой информации архивист возобновил свою юридическую функцию, к которой он добавил функцию менеджера ресурсов: он стал менеджером по информации. В то же время он сохраняет свою социальную роль в продвижении письменного наследия.

Должностные лица Национального управления архивов и документации в Вашингтоне, округ Колумбия , США, 1937 год.

Кто такой архивариус и что он делает на работе?

С древних времен все рукописные достижения человечества собирали в библиотеках, музеях и всевозможных хранилищах.

Специально для сбора, систематизации и складирования бумаг существуют архивы, функционированием которых занимаются архивариусы.

Что означает слово «архивариус»?

В русский понятие «архивариус» попало из латинского языка. Слово archivarius означает «начальник архива», хотя позже в своем словаре Ушаков называл этих работников несколько иначе – заведующими архива.

В России должность архивариуса появилась в 1720 году благодаря Петру I, который издал указ о создании системы организации государственных учреждений и назначил чиновников для прилежного сбора писем и составления реестров.

Кто такой архивариус?

В современном понимании архивариус – это любой работник архива, будь то начальник, заведующий или простой служащий. Его основная задача – правильно организовать работу архивного учреждения и надлежащим образом проконтролировать документооборот.

Архивариус должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, а также иметь представление о ведении отчетности и правилах эксплуатации деловых бумаг.

Важнейшими качествами этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.

Чем занимается архивариус?

В сферу деятельности архивариусов входит обеспечение сохранности документации, поддержание порядка ее хранения и использования. Работник архива занимается приемкой и регистрацией документов, поступающих из разных организаций, оформляет регистрационные карточки и сводные описи, создает банк данных и выдает документы или их копии по требованию.

В некоторых случаях функции архивариуса включают в себя доставку документации юридическим и физическим лицам, а также контроль правил пожаробезопасности внутри архивного учреждения.

Где востребованы архивариусы?

Архивариусы могут работать в различных сферах хозяйствования. Например, государственные учреждения используют их труд для учета смертности и рождаемости, хранения копий свидетельств о рождении, браке и прочих бумаг.

Востребована эта должность и в медицине. Лечебные учреждения, больницы и поликлиники нуждаются в грамотном хранении историй болезни и карточек пациентов, а научные институты – записей докторов и исследователей, изучавших те или иные заболевания.

Иногда архивариусы работают на частных лиц. Если богатая семья хочет составить свое генеалогическое древо или постоянно поддерживать в порядке коллекцию семейных исторических записей, она пользуется услугами архивных работников.

Зачем нужны архивариусы?

Архивариусы играют важную роль хранителей текущей и прошлой документации. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого.

Защита

Культурным ценностям, хранящимся в архивах, угрожают стихийные бедствия, войны или другие чрезвычайные ситуации во многих странах. Международные партнеры по архивам — ЮНЕСКО и Blue Shield International в соответствии с Гаагской конвенцией о защите культурных ценностей от 1954 года и вторым Протоколом к ​​ней от 1999 года. С национальной и международной точки зрения, существует много сотрудничества между архивами и местными организациями Blue Shield для обеспечить устойчивое существование хранилищ культурных ценностей. В дополнение к работе с миротворческими силами Организации Объединенных Наций в случае войны, защита архивов требует составления «списков запрещенных к нанесению ударов», объединения гражданских и военных структур и обучения местного персонала.

Должностные обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.

Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.

Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

• пожар;
• землетрясение;
• химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.