Офис-менеджер

Основные обязанности

Чаще всего работа менеджера по продажам начинается с поиска новых клиентов. Конечно, есть вероятность, что вы придете на готовую базу или будете отвечать на входящие заявки. Это облегчает работу. Но в полном цикле продаж все начинается с поиска и привлечения новых покупателей.

Следующий этап – это консультация, ответы на вопросы и возражения, корректный выход из коммуникации, в идеале с закрытием сделки, но часто с первого контакта все только начинается. Вы выясняете потребности заказчика и идете на следующий этап, на котором в зависимости от сферы деятельности компании готовите для него коммерческое предложение, смету или просто расчет стоимости.

После этого вы снова связываетесь или встречаетесь с заказчиком. Когда продажа совершена, клиенту, скорее всего, потребуется сопровождение, что тоже входит в обязанности менеджера по продажам.

А теперь еще раз коротко основные задачи продажника:

1. Поиск и привлечение новых покупателей посредством телефонных звонков, электронных писем, встреч.
2. Презентация продукта, участие в выставках.
3. Ответы на вопросы, снятие возражений.
4. Подготовка коммерческого предложения.
5. Подготовка документов с помощью юриста, бухгалтера и других специалистов.
6. Контроль поступления оплат.
7. Передача данных о заказе на производство или в другой отдел, который занимается непосредственным созданием продукта, услуги. Координация действий разных подразделений с целью удовлетворения потребности заказчика.
8. Контроль за выполнением заказа, сопровождение клиента.
9. Повторные контакты и продажи.
10. Выполнение плана продаж.

Какие-то обязанности могут выполнять и другие сотрудники. Это уже зависит от организации работы на конкретном предприятии. Чем меньше компания, тем больше функций у каждого сотрудника. Я рассказала общую схему и основные процессы, в которые включается продающий менеджер.

Требования и качества

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

• честность;
• упорство в достижении поставленной цели;
• внимательность;
• самодисциплина;
• ответственность и организованность;
• трудолюбие, усидчивость;
• внутреннее благородство;
• объективность;
• коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
• собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
• бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
• расторопность, сообразительность, услужливость;
• активность, амбициозность.

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

• несобранность, невнимательность;
• депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
• неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
• агрессивный характер;
• склонность к сплетням и интригам.

Деловые

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

• образование, уровень квалификации;
• опыт работы;
• быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
• требовательность к себе и другим;
• умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
• аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
• деловая хватка;
• лидерские качества;
• готовность работать сверхурочно;
• ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
• навыки делового общения.

Профессиональные

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

• обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
• профессионально применять свои знания и умения на практике;
• уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
• быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
• досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
• иметь навыки административного управления;
• уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
• оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
• знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
• уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
• владеть навыками делового этикета.

Образец резюме офис-менеджера и рекомендации по его написанию

Должность, о которой идет речь в статье, престижна, и многие соискатели нацелены на ее получение. Как выгодно представить свою кандидатуру для работодателя, чтобы он предпочел именно вас? Резюме – визитная карточка соискателя. От его грамотного составления во многом зависит успех

Прежде всего необходимо обратить внимание на общие принципы составления данного документа. Правильное резюме должно быть структурированным, четким, простым, варьироваться в зависимости от желаемой должности

Перейдем к демонстрации конкретного примера. Представляем вашему вниманию образец резюме на работу офис-менеджера.

Михайлова Мария Ивановна

Цель: соискание вакансии офис-менеджера.

Опыт работы: июль 2011 г. – май 2012 г. – офис-менеджер, . Направление: продажа детской одежды.

Полномочия:

1. Работа с документацией.
2. Ведение деловой переписки.
3. Выполнение поручений начальства.
4. Проведение собраний, сопровождение посетителей.
5. Организация функционирования компании.

Образование: 2005-2010 гг., …. государственный технологический университет им. …., специальность «Менеджмент», диплом специалиста.

Дополнительное образование: май 2010 г., тренинг «Управление» в бизнес-, г. ……

Профессиональные умения: владение ПК: MS Word, MS Excel, PowerPoint, Internet. Знание английского языка.

Личные качества: исполнительность, аккуратность, внимательность, трудолюбие, общительность.

Выносливость и дружелюбие – залог успеха!

Каждый сотрудник офиса должен знать, что такое программа первичного инструктажа и для чего она проводится. Еще одно качество для успешной работы – устойчивость к стрессам. Если человек имеет высокую цель в жизни, ему нужно научиться спокойно относиться к сложным ситуациям, которые складываются на работе. Более того, следует тренировать спокойное отношение к неудачам. Необходимо отдавать себе отчет, что в процессе работы всегда будут происходить события, которые выводят из душевного равновесия. Профессионализм любого сотрудника заключается в том, что день за днем он выполняет определенную работу (даже в больших объемах) но, при этом остается невозмутимым, спокойным и сдержанным. Спокойный работник может выполнить гораздо больше дел в отличие от своих нервных коллег.

Офисный сотрудник в обязательном порядке должен уметь улаживать сложившиеся конфликтные ситуации

Практически в каждой компании есть люди, пытающиеся привлечь внимание скандальным способом. Офисный сотрудник должен внушать доверие

Находясь рядом с ним, коллеги должны чувствовать умиротворенность, спокойствие. Быть зачинщиком конфликтов и скандалов крайне неразумно. Если человек сглаживает конфликтные ситуации, он поступает правильно не только по отношению к фирме где работает, но также по отношению к собственному здоровью.Офисные работники должны быть дружными и трудолюбивыми.

http:

Если человеку от природы присуще такое качество как лень, это станет понятно и начальнику. Директор сразу же заметит, что конкретный человек работает хорошо только тогда, когда за ним наблюдают. Если человек создает видимость работы, есть все шансы, что он окажется кандидатом на увольнение, а об увеличении зарплаты и речи быть не может. Дресс-код офисным работником должен соблюдаться в обязательном порядке. Стиль одежды должен быть скромным и деловым. Еще одна важная черта данного сотрудника – хорошая память. У офисного работника не всегда есть возможность записывать важную информацию, в связи с этим необходимо тренировать память.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Функции менеджера

Менеджмент – это наука, изучающая методы эффективного управления персоналом. С одной стороны разновидностей управленческой деятельности очень много и поэтому сформулировать какие-то единые правила очень трудно. Есть только набор функций менеджера, которые схожи вне зависимости от уровня руководителя и компании. К основным функциям менеджера относятся: планирование, организация, мотивация и контроль. Есть так же функции, которые имеют огромную роль, но о них упоминается намного реже:

Формирование команды – это ключевая функция менеджера. Под формирование команды имеется в виду умение менеджера находить людей, которые готовы вместе с ним достигать поставленных целей. Руководитель без команды — это как капитан без корабля. Команду управленец формирует всю свою жизнь. Успех руководителя равен успеху его команды и наоборот;

Обучение персонала — так же является важнейшей функцией управленца. Обучать и развивать себя и свой персонал менеджер может как лично, так и организуя тренинги

Важно понимать, что без развития любая команда быстро развалится. Обучать и развивать это не одно и тоже, обучение — это усвоение новых или более глубокое изучение старых знаний, умений и навыков

Развитие персонала – это совместная работа руководителя и подчиненного позволяющая подчиненному увеличивать свои компетенции и зоны ответственности;
Ротация персонала – как ни печально, но именно менеджер принимает решения кто будет в его команде, а кто нет. Ротация персонала — это не самая приятная функция менеджера, но необходимая;
Ресурсное обеспечение сотрудников. Для работы персоналу необходимы различные ресурсы, от канцелярии и рабочих мест, до базы клиентов и CRM. Обеспечивать персонал нужными ресурсами это задача непосредственного руководителя;
Поддержка деятельности подчиненных. Так же очень важная функция менеджера показывать подчиненному что он не один, что его работа важна, что руководитель интересуется успехами и достижениями. Руководитель должен быть не просто начальником, а прежде всего союзником и старшим товарищем;
Постоянное улучшение качество работы. При правильно настроенной системе менеджмента, качество работы будет постоянно возрастать и совершенствоваться. Для этого придуманы такие вещи как PDCA цикл. Постоянно анализируя полученные результаты и вводя изменения которые позволяют их изменить в лучшею сторону, руководитель способен добиться совершенства;
Координация действий между смежными службами. В крупных компаниях часто возникает проблема координации действий между отделами и сотрудниками. Иногда из-за отсутствия партнерских взаимоотношений наносится существенный урон бизнесу. Всегда есть точки пересечения интересов и важно уметь правильно выстроить коммуникации между отделами и сотрудниками. Это одно из задач менеджмента, так как рядовой исполнитель будет всегда «тянуть одеяло на себя».

3 типа руководителей

Принято разделять менеджеров на 3 типа, в зависимости от уровня их управления:

1. Менеджеры низшего звена – это руководители начального уровня (супервайзеры, старшие смены, бригадиры, старшие продавцы, администраторы), те кто управляет ежедневной деятельностью линейного персонала. Такие управленцы занимаются операционной деятельностью, то есть организовывают и контролируют работу начального персонала.
2. Менеджеры среднего звона – это те, кто управляет начальниками низшего звена и занимается координацией деятельность низших звеньев. В обязанность управленцев среднего звена входит среднесрочное планирование жизни отдела, подразделения, цеха, участка. Среднее звено является прокладкой между стратегами сверху и операционистами снизу. От того насколько эффективно внедряется стратегия, принятая сверху зависит успех организации.
3. Менеджмент высшего звена (ТОП менеджмент) – это уровень директоров и первых лиц компании. Данный тип управленцев отвечает за стратегическое управление компанией. От решений, принятых на верхнем уровне зависит деятельность компании на годы.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Первые белые воротнички

Как класс офисные сотрудники появились в середине XIX века. До этого их существование было настолько незначительным и децентрализованным, что никто и не пытался выделить их в отдельную группу. Эпоха индустриализации не только ускорила производство, но и увеличила объём административной, а вместе с ней и бумажной работы. Клерков, заполняющих гроссбухи и переписывающих документы, становилось всё больше, упоминания о них начали появляться в прессе и литературе, и постепенно они начали осознавать себя частью некоего сообщества. Одним из признаков этой новой социальной группы стали накладные белые воротнички. Сорочки стоили слишком дорого, так что магазины одежды стали продавать клеркам отдельные воротнички. Вот что писал журнал Vanity Fair об образе офисных рабочих того времени: «Посредственные, эгоистичные, жадные, хитрые, болтливые и трусливые — они тратят все силы на жалкие попытки выглядеть лучше, чем те, кто занимается настоящим трудом». Это сравнение появилось не случайно. С самого своего появления офисная работа производила на окружающих впечатление чего-то неестественного. В мире, где все работали фермерами, плотниками и моряками, офисный труд казался чем-то несерьёзным, а клерк был фигурой смешной и любопытной. В 1880 году таким трудом занималось лишь 5 % рабочего населения.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

• работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
• работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
• приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
• встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
• подготовка отчётов, прайс-листов;
• контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
• закупка канцтоваров;
• заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

• умение работать с документами и организовывать документооборот;
• владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
• умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость. Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

• доброжелательность и опрятный внешний вид;
• коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
• грамотная письменная и устная речь;
• внимательность, усидчивость;
• сообразительность;
• расторопность, многозадачность;
• неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Долой постоянную офисную суету!

Фото: pxhere.com

Современный мир дошел до той стадии развития, когда каждый человек, у которого есть ноутбук и выход интернет, может полноценно заниматься любимой работой из любой точки нашей планеты. И в ближайшем будущем количество людей, работающих удаленно, будет только увеличиваться.

Если у тебя набралось достаточное количество аргументов за то, чтобы переквалифицироваться из офисного клерка в работника, который не привязан к какой-то конкретной локации, у нас для тебя есть несколько любопытных вариантов.

Мы собрали список из 11 востребованных профессий, овладев которыми ты сможешь работать удаленно.

Функции

Офис-менеджер отвечает за мониторинг и анализ систем, обычно сосредотачиваясь на конкретных результатах, таких как сокращение сроков, оборачиваемость, объем производства, продажи и т.д. проекты. Таким образом, роли разнообразны, часто включая обязанности по широкому спектру функций, таких как:

• Бухгалтерия
• Отображение бизнес-процессов
• Учет затрат
• Обслуживание клиентов
• Управление базой данных
• Управление объектами
• Дизайн форм или шаблонов документов
• Человеческие ресурсы
• Информационные системы управления
• Управленческий консалтинг
• Охрана труда
• Платежная ведомость
• Управление проектом
• Покупка
• Ведение документации
• Набор персонала
• Написание отчета
• Управление рисками
• Продажи и маркетинг
• Управление безопасностью
• Управление пространством
• Системный анализ
• Обслуживание веб-сайта

Личные компетенции, полезные в этой роли: навыки решения проблем, хорошие способности принимать решения, порядочность, находчивость, креативность, напористость, гибкость, навыки управления временем и способность справляться с давлением.

Кто такие офис-менеджеры?

В современном мире не редко можно столкнуться с ситуацией, когда менеджера путают с секретарем.

Но нужно четко понимать особенности каждой специальности, которая имеет свои обязанности. К тому же, сама должность менеджера также имеет некоторые отличия в зависимости от того, какие задачи установлены перед специалистами.

Так существуют отдельные менеджеры по персоналу, офис-менеджеры и администраторы. Частично офис-менеджеры, как самый распространенный тип, могут брать на себя дополнительные функции, но только частично и временно.

Данный термин говорит о том, что перед нами специалист, деятельность которого связана с поддержанием работы отделов офиса.

Он координирует их функции, а также обеспечивает организацию различными расходными материалами, включая замену оборудования или обеспечение продуктами питания, если это предусмотрено в организации.

Специалист подчиняется только начальнику или генеральному директору. Лишь в некоторых случаях его непосредственным начальником является руководитель по персоналу.

Для того, чтобы правильно понять то, чем отличается менеджер от представителей смежных профессий, достаточно уделить внимание его непосредственным обязанностям. Именно офис-менеджеру предстоит курировать работу организации, а также обеспечивать взаимодействие между курьерами, сотрудниками, техническим персоналом и другими членами коллектива

Ключевым аспектом его деятельности остается обеспечение хозяйственных потребностей сотрудников. Если офис-менеджер выполняет свои задачи плохо, то это будет сразу замечено, ведь в отделах исчезнет бумага, скрепки, скоросшиватели и даже карандаши, восполнить запас которых будет невозможно.

Специалист обрабатывает первичные документы, поэтому должен хорошо разбираться в особенностях работы с помощью ПО 1С.

Чтобы эффективность работы офиса не снижалась, именно офис-менеджер занимается подготовкой накладных, а также занимается счет-фактурами. Ему же принадлежит проведение инвентаризации и обязанности по списанию материалов.

Делопроизводство в компании продолжает играть одну из ключевых ролей. Если подобные работы выполняются неправильно, то получить желаемый документ будет сложно, а в бухгалтерии накопится огромное количество бумаг, которые не имеют конкретной стандартизации.

Офис-менеджеру предстоит заниматься и финансовыми вопросами, связанными с работой офиса. В частности именно он должен заниматься подготовкой самых разных отчетов о расходах, а также хранить различные чеки на покупку оборудования или проведение работ на территории офиса.

Если в компании нет специального отдела, который бы занимался организационными вопросами, то подобные проблемы также ложатся на плечи специалисту. Именно он должен будет проводить корпоративы или дни рождения сотрудников. В то же время менеджер несет ответственность в случае, если в офисе появляется мусор.

Не редко специалисту доверяют проведение анализа. Он может анализировать работу сотрудников, так и деятельность поставщиков, но подобные обязанности являются дополнительными, поэтому действуют не в каждой компании.

Все эти задачи, которые стоят перед офис-менеджером, должны выполняться в полном объеме и исправно, так как в противном случае компания будет нести значительные убытки, а ее работа станет нерегулярной.

Фактически специалиста можно назвать хозяйкой офиса, совмещающей обязанности секретаря, а также личного помощника. Поэтому сегодня не редко можно столкнуться с тем, что менеджера приравнивают к административному директору офиса.

Так как работа остается ответственной, то к специалисту, который желает ее получить, предъявляют определенные требования. В первую очередь речь идет о том, что такой человек должен быть организованным, а также уметь влиять на окружающих, заставляя их выполнять поставленные задачи.

Он также должен быть коммуникабельным, умея распределять обязанности между сотрудниками компании.

Ему потребуется постоянно работать с ПК, поэтому знание прикладных программ будет обязательным моментом. Немаловажным моментом является наличие высшего образования по смежному направлению, либо завершение курсов.

Особенности

Понятие «офисные профессии» является обобщенным. В одном словосочетании заключено множество специальностей, между которыми есть одно общее требование – расположение рабочего места в офисе компании.

Начиная разговор об офисных профессиях, в голову приходят мысли о таких специальностях, как директор и секретарь. Примерно 20 лет назад этот список пополнялся кадровиком и бухгалтером. И вот – офис был готов. Сегодня же картина выглядит иначе. В крупных компаниях созданы многочисленные отделы. И в каждом трудятся представители офисных профессий. Это ассистенты, менеджеры разных направлений, операторы, архивариусы, документоведы и многие другие.

Наверняка многие знают фразу «офисный планктон». Звучит она несколько обидно, особенно для людей, которые, сидя в комфортных креслах, успешно справляются со своими обязанностями и видят, как их стараниями компании растут вверх. Однако к «офисным планктонам» относятся не только привычные менеджеры и бухгалтеры. К ним также причисляют специалистов, отвечающих за коммуникационные связи, собирающих и анализирующих конкурентную информацию, и тех, кто обеспечивает офисным трудягам комфортные условия.

За счет технического прогресса большая часть офисных работ протекает в онлайн-пространстве. Через интернет проводится контроль производственных ресурсов, осуществляется поиск кандидатов на свободные вакансии, проводятся финансовые операции и многое другое. Офисные сотрудники должны идти в ногу со временем, совершенствоваться, получать новые навыки.

Для чего составляется инструкция

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

• Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
• Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
• Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.