Работа специалистом по кадрам

Права

Обязанности специалиста по кадрам прописаны в должностной инструкции

Права и ответственность специалиста по кадрам ограничены его должностной инструкцией и областью деятельности. В состав его полномочий входят следующие действия:

• ознакомление с проектной документацией руководства, касающейся деятельности специалиста по кадрам;
• привлечение специалистов других структурных подразделений предприятия (организации) к решению своих задач;
• замечания по деятельности персонала;
• замечания по недостаткам в деятельности предприятия и предложения по их устранению;
• предложения по совершенствованию форм и методов труда;
• запросы в другие структурные подразделения на документы и информацию, необходимые для обеспечения своей деятельности;
• требование содействия руководства в выполнении своих должностных обязанностей.

Все вышеуказанные полномочия находятся исключительно в границах выполнения функций, обозначенных в должности специалиста по кадрам.

Функции отдела кадров

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом. 

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит: 

• искать, отбирать, нанимать и увольнять персонал;
• вести контроль и учет сотрудников;
• формировать штатные расписания;
• вести трудовые книжки и учитывать стаж;
• анализировать кадровую текучку, решать, как ее снизить;
• выдавать справки о работе сотрудникам;
• формировать график предоставления отпусков;
• разрабатывать планы повышения квалификации сотрудников.

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей. 

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха. 

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку. 

Работа кадровиков в условиях кризиса

В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.

Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

• организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

• создание эффективной системы штатных сотрудников;

• разработка карьерных планов сотрудников;

• разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Кто такой специалист по Human Resource?

Для начала уточним, что не все подразумевают под HR-специалистом и менеджером одного человека. Чаще менеджером называют руководителя отдела по работе с человеческими ресурсами, а специалистами — сотрудников этого отдела.

Так, эйчар работает с Human Resource. В переводе и расшифровке — человеческим ресурсом. Под ним (ресурсом) нужно понимать не самих работников, а их:

• знания;
• умения;
• способности;
• потенциал для профессионального развития;
• навыки социальной адаптации;
• харизму и другие личностные качества.

В отличие от обычного кадровика, HR занимается не столько бумажной работой и фиксацией перемещений сотрудников, сколько именно координацией их труда. На крупных предприятиях одного эксперта для выполнения таких задач не хватает. Под разные цели создаются разные отделения:

• рекрутинга;
• корпоративного обучения;
• мотивации персонала;
• регистрации сотрудников (да, отдел кадров входит в структуру HR-подразделения);
• планирования и т. д.

Какие функции выполняет HR-специалист в компании

Учитывая, что на базе управления и координации Human Resource (как ниши профессиональной деятельности) создаются даже не отделы в компаниях, а целые агентства, несложно предположить, что функции работников сферы будут очень многочисленны. Но не стоит пугаться: их выполняет не один человек (в серьезных фирмах он бы просто сам не справился), а несколько.

Так, к функциональным обязанностям HR-а в организации могут относиться:

• планирование штатного расписания;
• оценка и анализ текущей потребности бизнеса в людях;
• контроль прохождения сотрудниками курсов повышения квалификации в соответствии с законодательными требованиями;
• размещение вакансий;
• интервью с кандидатами на место и подготовка заключений по их приему или отклонению предложений;
• тестирования и аттестации работников;
• планирование и координация проведения мероприятий по тимбилдингу;
• адаптация новичков;
• ведение внутренней системы корпоративного обучения (на базе современных дистанционных технологий предприятия создают у себя полноценные кузницы кадров, которыми руководят как раз HR-специалисты);
• введение новых людей в должность (организация процесса передачи полномочий);
• подготовка кадровых перестановок и ротаций;
• разработка корпоративной кадровой политики;
• документооборот (от личных дел сотрудников до накладных на закупку масок и перчаток);
• консультации персоналу.

Специалисты службы

Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.

На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:

• специалист по делопроизводству;
• специалист по трудовому праву;
• специалист по подбору персонала;
• менеджер по развитию и обучению,
• тренер, или тренинг-менеджер;
• менеджер по льготам и компенсациям;
• менеджер по корпоративным мероприятиям.

В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников — это должностные обязанности инспектора по кадрам.

Обучение правилам охраны труда

Работодатель обязан обучать сотрудника правилам охраны труда. Требования к обучению персонала содержит ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда. Общие положения».

Объем и длительность обучения зависят от конкретных условий труда.

К примеру, грузчику магазина достаточно короткого инструктажа по мерам безопасности при перемещении тяжелых грузов. Если работнику предстоит трудиться во вредных или опасных условиях, например в строительной фирме, он должен пройти обучение безопасным приемам работы и стажировку на рабочем месте.

Внимание

Если у фирмы несколько структурных подразделений, в каждом из них может быть создана своя комиссия. Ее члены должны пройти проверку знаний правил охраны труда в постоянно действующей комиссии фирмы.

Место и порядок обучения определяет директор фирмы. Это может быть учебный центр, институт повышения квалификации или постоянное место работы.

По окончании учебы работник обязан сдать зачет или экзамен постоянно действующей комиссии. Ее создает своим приказом руководитель фирмы в составе не меньше пяти человек.

Проверка знаний работников бывает первичной, очередной, внеочередной.

Первичную проверку проходят вновь поступившие сотрудники, работа которых будет связана с эксплуатацией, ремонтом, наладкой оборудования фирмы.

Очередную проверку знаний проводят не реже одного раза в три года.

Внеочередная проверка может быть проведена если:

• введены новые отраслевые нормы;
• установлено новое оборудование;
• сотрудник переведен на другую работу;
• работник нарушил требование норм и правил по охране труда;
• это необходимо по заключению комиссии, расследовавшей несчастный случай;
• сотрудник не работал в своей должности больше шести месяцев.

Проверку проводят по утвержденному графику. Перед ее началом с работниками проводят подготовку в виде семинаров. Объем требуемых знаний для различных категорий работников зависит от характера их деятельности и определяется должностной инструкцией.

Экзаменационные вопросы утверждает председатель комиссии. Работник должен быть ознакомлен с ними заранее.

Знания проверяемого могут быть оценены как: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» и «неудовлетворительно». Если работник получил оценку «неудовлетворительно», он должен в течение месяца повторно сдать экзамен. Если результат не изменился, работника можно увольнять.

Планирование

Любая организация периодически производит расчеты для определения уровня необходимых ресурсов. Кадровое планирование в рамках такой аналитики является одним из основных элементов общей системы. Оно, в итоге, позволяет обеспечить компанию всеми необходимыми специалистами на определенных должностях и в нужные сроки.

Планирование необходимо осуществлять в рамках следующих направлений:

• набор персонала;
• оптимизация состава специалистов;
• затраты на персонал;
• развитие кадров;
• обучение;
• перемещение и сокращение персонала;
• использование специалистов;
• сохранение персонала.

Такое планирование производится для того, чтобы достигнуть следующих целей:

• максимально эффективное использование потенциала персонала;
• обеспечение компании необходимой рабочей силой;
• получение и удержание в коллективе новых работников;
• определение издержек на содержание и наем персонала;
• выявление возможных проблем, которые могут возникнуть на фоне избытка или нехватки персонала.

Первое, что определяет отдел кадров в рамках процесса планирования, – это факторы, оказывающие влияние на потребность организации в персонале. Речь идет о рабочих местах, используемых технологиях, количестве продукции, которая производится, и стратегии развития предприятия.

Сам персонал можно разделить на 3 основные категории:

• служащие, в том числе и различные уровни руководителей;
• технический персонал;
• рабочие (квалифицированные специалисты вспомогательных и основных профессий).

Подбор персонала

Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.

Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.

Перечень должностей в отделе кадров

Исходя из основных кадровых нормативов, указанные специалисты могут относиться к одной из двух категорий: руководители и их заместители, либо рядовые работники (табельщики, менеджеры, специалисты по персоналу и проч.). Рекомендуется документировать состав должностей в отделе кадров по возрастанию. Это позволит с первого взгляда получить представление о субординации в компании.

Основные должности в кадровом подразделении:

• Руководитель отдела.

  Данная должность – основная руководящая. При этом она может по-разному именоваться, например, начальник кадрового подразделения, вице-президент по менеджменту персонала и проч. Все права и обязанности работника должны фиксироваться в соответствующей должностной инструкции. Там же следует обозначать требования к стажу и образованию лица. При этом отмеченные требования, ожидаемо, будут значительно выше, чем к рядовым сотрудникам;

• Менеджер или специалист по персоналу. Эта должность носит наиболее общий характер, и включает в себя многие обязанности. Для этой штатной позиции уместно вводить дополнительные характеристики, например, «младший», «старший» и «ведущий». Квалификационные запросы для рассматриваемой должности не определены. Чаще всего менеджер по кадрам занимается подбором работников, их обучением, адаптацией вновь трудоустроенных субъектов, ведет учет личного состава и проч.;
• Кадровый инспектор. Работник на такой должности должен исполнять широкий круг обязанностей. К основным функциям инспектора относится не только учет личного состава, он и оформление основных кадровых операций (трудоустройство, перевод, снятие с должности), оформление трудовые книжек, личных карточек, распоряжений, штатного расписания, графика отпусков, а также реализация контроля за соблюдением ПВТР;
• Табельщик. Рядовой служащий кадрового подразделения, чьи основные обязанности заключаются в ведении кадрового делопроизводства. В крупных фирмах спектр обязанностей субъекта шире. Наиболее распространенными обязанностями табельщика принято считать ежедневное ведение табеля, контроль над посещаемостью персоналом рабочих мест, формирование докладных записок о правонарушениях персонала, проверка больничных листов и иных бумаг, визирующих правомерность отсутствия персонала на работе, на подлинность;
• Рекрутер или HR-специалист. Такой работник должен систематизировать информацию о текущем положении рынка труда, анализировать актуальные нужды предприятия в персонале, заниматься поиском и подбором релевантных работников, а также привлекать к сотрудничеству новых кадров. Особенность этой работы – обработка большого количества информации не только о работе предприятия, но и личных данных о каждом потенциальном служащем. Это обуславливает необходимость таких личных качеств, как терпеливость и вежливость, а также наличия навыков психолога;
• Секретарь или специалист по кадровому делопроизводству. Указанный сотрудник должен обеспечивать стандартное стабильное функционирование компании. Он должен оформлять отчетность в ПФ РФ, составлять распоряжения, вести организационную и учетную документацию;
• Специалист по нормированию трудовой деятельности или экономист по труду. Чаще всего такая должность утверждается в крупных компаниях. Экономист по труду решает вопросы нормирования рабочего времени, распределяет рабочую нагрузку между представителями коллектива, исчисляет экономическую эффективность каждого работника, а также занимается поиском путей повышения производительности кадров.

Значение отдела кадров

Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.

В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.

Управление

Основная функция отдела кадров – управление персоналом. Для ее реализации специалисты данной структуры используют следующие методы:

1. Административно-правовые. С их помощью осуществляются такие виды воздействия, как распорядительное, организационное и дисциплинарное. Сюда также можно отнести административные штрафы.
2. Организационные. Суть их сводится преимущественно к планированию рабочих мест.
3. Экономические. К данным методам можно отнести материальное стимулирование, определение минимального размера труда, хозяйственный расчет, привилегии и гарантии.
4. Социально-психологические. Речь идет о социальном и психологическом исследовании, равно как и планировании.

Все методы используются с учетом особенностей работы конкретного предприятия.

Что такое отдел кадров?

Данная терминология используется для определения структуры внутри компании, ключевой задачей которой является помощь в достижении целей организации посредством подбора необходимых специалистов. Также сотрудники отдела кадров способствуют наиболее эффективному использованию опыта, работоспособности и квалификации нанятых работников. Таким образом, они принимают участие в процессе управления персоналом внутри предприятия.

Если говорить о работе данной структуры более подробно, то можно выделить следующие задачи, выполнением которых она занимается:

• Поиск, отбор и наем персонала в нужном объеме и с необходимой квалификацией. Проводятся собеседования и оформляется необходимая документация.
• Разработка карьерных планов работников. Сотрудники распределяются на конкретные должности: их могут повышать, понижать, а также переводить.
• Разработка кадровых технологий. Планируется смена специалистов на руководящих должностях, повышение квалификации сотрудников и т. д.
• Формирование эффективной системы штатных работников. Разрабатывается схема продвижения специалистов по карьерной лестнице.

При этом вся деятельность отдела должна согласовываться с требованиями трудового законодательства.

Какие локальные акты должны быть в организации

Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой службы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных. Это:

– правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);

– штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6);

– график отпусков (ст. 123 ТК РФ).

Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ).

Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62).

Документы в тему

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

• Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

• Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

• Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

• Личных дел;

• Оформленных договоров с сотрудниками;

• Документации по охране трудовой деятельности;

• Составленного графика отпусков.

Обязательно ли пользоваться кадровым профессиональным стандартом?

Закон говорит об обязательности применения профстандартов с июля 2016 года, когда эта необходимость утверждается в ТК. Федеральных законах или любом другом нормативном акте. Кадровая работа не предусматривает для сотрудников особых льгот, каких-либо компенсаций или ограничений, поэтому применение профессионального стандарта в этой сфере не является обязательным, только рекомендованным.

Несмотря на то, что за неприменение этого профстандарта работодателя никто не оштрафует, им стоит пользоваться. Работодатель оценит удобство этого документа как шаблона для квалификационных требований, источника формулировок для должностных инструкций, пособия для тарификации, в формировании кадровой политики организации и т.п.

8 видов работы для кадровика

Работа с персоналом разнообразна и многогранна. Общее понятие «кадровик» может включать в себя самые различные функции, четко разграничить которые и взяли на себя труд разработчики профессионального стандарта. Каждая из выделенных общетрудовых функций содержит в себе комплекс следующих данных.

1. Определение самой функции.
2. Уровень требуемой квалификации работника.
3. Необходимое для этого уровня образование.
4. Перечень действий, ожидаемых от сотрудника (по каждой отдельной функции в рамках 8 общих).
5. Профзнания и навыки, необходимые для должности.
6. Возможные формулировки должностей.
7. Требования к предварительному практическому опыту.

8 обобщенных трудовых функций кадровой деятельности с основными сведениями по ним приведены в таблице.

СПРАВКА! 5, 6 и 7 квалификационные уровни (всего их бывает 9), используемые в данном профстандарте, отражают требования к специальному образованию, практическим навыкам, полученным в результате опыта, и к умению ставить и решать профессиональные задачи. Более подробно о квалификационных уровнях говорит Приказ №148н Минтруда от 12.04.2013 г.

Где учат

Идеальный вариант для карьеры кадровика – юридическое образование. Его наличие не принципиально, и множество представителей этой профессии имеют дипломы экономистов или бухгалтеров, но работодатель предпочтет кандидата с профильной подготовкой.

Поступая в высшее учебное заведение, выбирайте специальности «управление персоналом» или «документоведение и архивоведение». Они лучше всего подойдут для вашей будущей работы в кадровом отделе.

По этим профилям подготовку специалистов ведут многие вузы России. Для примера перечислим несколько:

• Московский финансово-юридический университет (документоведение и архивоведение).
• Кемеровский госуниверситет (документоведение и архивоведение).
• Санкт-Петербургский госуниверситет гражданской авиации (управление персоналом).
• Российский новый университет (управление персоналом).
• Нижегородский технический госуниверситет им. Р. Алексеева (документоведение и архивоведение).

Для поступления на эти специальности надо сдать ЕГЭ по истории, обществознанию и русскому языку.