Как приветствовать подписчиков: 11 примеров welcome-писем

Как понять, что адаптация сотрудника прошла успешно?

Стандартным сроком адаптации для линейных специалистов принято считать 3 месяца. У руководителей он длиннее и достигает 6–9 месяцев, в зависимости от специфики направления. Это именно те сроки, когда можно увидеть результат работы новичка без весомого влияния стрессовых факторов, вызванных незнакомыми условиями.

Сейчас рынок труда сильно изменился, многие перешли на удаленку

Но при этом никто не отменял важности полноценного процесса адаптации для таких сотрудников. Новые интерактивные форматы и создание ощущения «плечом к плечу с командой» — основной вызов для работодателей в современных реалиях

8.

Чтобы тебе легче было представить структуру компании,взгляни в окно и найди там дерево покрасивее.Корни дерева – это наши структурные подразделения/отделы,которые обеспечивают жизнедеятельность компании,поддерживая основу ее существования.> 9. ОТДЕЛ РАЗВИТИЯРуководитель отдела развития: Шафранюк Иван> 10. ОТДЕЛ ПЕРСОНАЛАРуководитель отдела: Зотова ИринаHr — менеджер: Васильева Мария> 11. ОТДЕЛ КЛИЕНТСКОГО СЕРВИСАРуководитель отдела: Жирнова Нина> 12. ОТДЕЛ МАЛОГАБОРИТНЫХГРУЗОВРуководитель отдела: Маркелова Ольга> 13. ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ – САЙТ(КАЗАХСТАН)Руководитель отдела:Тихонова ЕленаЗам. руководителя:Мельникова Ирина> 14. ДИСПЕТЧЕРСКИЙ ОТДЕЛ (КАЗАХСТАН)Руководитель отдела: Гребенцов Алексей> 15. ТРАНСПОРТНЫЙ ОТДЕЛ (КАЗАХСТАН)Руководитель отдела: Абуп Алия> 16. ТРАНСПОРТНЫЙ ОТДЕЛ (РОССИЯ)Руководитель отдела: Ланцман Евгений> 17. ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ (РОССИЯ )Руководитель отдела: Дунайцева Анастасия> 18. CALL — ЦЕНТРРуководитель отдела: Исакович Лариса> 19. ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С КЛИЕНТАМИ — АТИ (КАЗАХСТАН)Руководитель отдела: Кондратьева Елена> 20. КУРЬЕРСКАЯ СЛУЖБАРуководитель отдела: Ржавский Андрей> 21. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛРуководитель отдела: Андреева Елена> 22. БУХГАЛТЕРИЯГлавный бухгалтер : Шкатова Наталья> 23. ITСистемный администратор: Антонов Роман> 24. ПЛАН ОФИСАОзнакомься с планом офиса нашей компании, чтобы тебе было легче ориентироваться в ней.

Особенности адаптации удаленных сотрудников

Если мы говорим об удаленных линейных сотрудниках, будь то офис в другом городе или работа из дома, то их адаптация проходит полностью дистанционно

В этом случае роль наставника приобретает еще большую важность, ведь именно он постоянно находится на связи с новичком

Если такие сотрудники входят в команду одного проекта, то наставник объединяет их в группы и создает общий telegram-канал для постоянной коммуникации и оперативного решения вопросов.

Под каждую должность формируется план обучения, который представляет собой маршрутную карту заданий с теоретическими и практическими заданиями, ссылками на обучающие ресурсы и библиотеку нашей компании. Кроме того, предусмотрены промежуточные проверки: обязательные тесты, защита первых боевых задач. По итогам обучения сотрудник сдает экзамен.

Один из очевидных недостатков удаленной работы — оторванность от происходящего в команде в реальном времени. У нас, например, тимлид дизайна организовал еженедельный митап Show&Tell, где каждый специалист рассказывает о своем опыте работы в том или ином проекте, делится лайфхаками, факапами, да и просто эмоциями по поводу реализации задач. В нем участвуют и удаленные работники, и сотрудники офиса. Так новички знакомятся с процессами и получают на вооружение лучшие практики коллег.

Что писать в welcome-письме

Как вы сами могли убедиться, приветственные письма могут выглядеть совершенно по-разному.

В зависимости от специфики бизнеса (и целей) вы можете выбирать ту или иную информацию и визуальные элементы. Вот что многие компании пишут в welcome-письмах:

• Добро пожаловать! Благодарим за подписку. Это самые очевидные фразы. Но они просто необходимы, чтобы показать, как сильно вы цените каждого нового подписчика. Таким образом вы завязываете отношения с аудиторией, заручаетесь доверием и мотивируете ее на активное взаимодействие с контентом.
• Держите подарок. Как вы уже знаете, мы большие фанаты лид-магнитов и других подарков за подписку. Лид-магниты мгновенно располагают к себе подписчиков и положительно влияют на дальнейшее общение. Welcome-письмо может стать предлогом для такого подарка.
• Держите лучший контент. Ссылка на полезный гайд для новичков отлично вписывается в формат приветственного письма. Если у вас нет гайда, можно направить подписчиков на другой вовлекающий контент. Подборка из трех-четырех самых популярных постов также будет неплохим вариантом.
• Что вы хотите узнать? В последнее время я все чаще вижу опросы в email-рассылках. Это хорошо. Опросы – это один из лучших способов узнать, какой контент на самом деле хотят видеть ваши читатели. Сложность лишь в том, чтобы разговорить их. Учитывая, какая высокая вовлеченность у welcome-писем, не упустите шанса включить в них опросы.
• Попросите добавить рассылку во вкладку с приоритетными письмами.  Попросите пользователя в welcome-письме переместить вас в приоритетную вкладку почтового ящика или в список надежных отправителей, чтобы никогда больше не иметь проблем с доставкой писем. Пошаговые инструкции, как это сделать, оформите в виде изображения или GIF-анимации.
• Предложение покупки. Как уже говорилось выше, в момент получения welcome-письма подписчик проявляет максимальный интерес к услугам или продуктам компании. Это просто идеальный момент для продаж, и бренд может предложить даже электронную книгу стоимостью 7$. Может, это именно тот контент, который подписчику нужен на этом этапе.

Как правильно организовать первый рабочий день новичка?

Знакомство с офисом

HR-менеджер проводит для нового сотрудника экскурсию по офису с подробным описанием всех локаций. Полезно сразу узнать, где сидит смежный отдел, в каком помещении можно назначить собрание или куда отправиться за порцией кофеина.

Например, в офисе студии есть даже спортзал с различными тренажерами, грушей и настольным теннисом, чтобы немного перезагрузиться после или даже во время напряженного рабочего дня.

Знакомство с рабочим местом

Здесь все предельно понятно: HR-менеджер показывает, где человек будет сидеть, выдает технику, рассказывает о корпоративных системах и общих регламентах. Кроме того, для каждого нового сотрудника заранее готовится welcome-pack. В него входят брендированные ручка, блокнот и ланьярд для пропуска в офис. Эти приятные мелочи довольно сильно влияют на уровень принадлежности человека к компании и служат подтверждением того, что он стал частью команды.

Знакомство с коллегами

HR-менеджер представляет нового сотрудника руководителю и наставнику, презентует роли и круг вопросов, по которым можно обращаться.

Подробнее остановимся на роли наставника. Это человек, который:

• показывает, где найти необходимую информацию по тому или иному вопросу;
• презентует задачи на стажировку и испытательный срок;
• делится знаниями;
• передает новичку свой профессиональный опыт.

У нас наставником обычно выбирается специалист с грейдом Middle. При этом им может стать и Junior. В этом случае ему полагается дополнительная материальная мотивация за успешное наставничество.

Мы обратили внимание, что на собеседовании кандидаты часто спрашивают, сможет ли кто-то в первые дни помочь разобраться с возникающими вопросами. Практика показывает, что система наставничества снижает уровень стресса новичка в первые дни работы

Знакомство с задачами

Важно понимать, что первый месяц работы — ознакомительный. Главная его цель заключается в том, чтобы ввести сотрудника в курс основных бизнес-процессов, относящихся к его должности и к компании в целом

В течение этого срока руководитель оценивает способность новичка к обучению, его коммуникабельность, первые достигнутые результаты и общую заинтересованность в работе.

Для удобства список задач на месяц вносится в план стажировки. В нашем случае он включает в себя:

• общую информацию о компании: миссию, ценности, принципы, цели и задачи;
• регламенты;
• организационную структуру;
• редакционную политику;
• регламенты по должности;
• знакомство с корпоративными инструментами и системами для работы;
• знакомство с прошлыми и текущими проектами;
• изучение всех необходимых материалов по должности.

В конце первого месяца проходит встреча, где сотрудник и его руководитель обсуждают, насколько комфортно было работать и какой прогресс был достигнут. Ее итог — постановка конкретных бизнес-целей на оставшиеся два месяца испытательного срока. Например, клиентские проекты под кураторством наставника.

Если цели достигнуты и дедлайны соблюдены, можно говорить об успешном прохождении испытательного срока.

Welcome-тренинг для новичков

Еще один из инструментов адаптации персонала — проведение welcome-тренинга. Это вводный мини-курс для новичков. Речь идет не об отработке каких-то навыков, а именно о получении информации.

Мы, например, проводим этот тренинг по следующей программе:

• миссия, ценности и принципы компании;
• организационная структура;
• возможности карьерного и профессионального роста;
• основные правила и регламенты;
• истории успеха коллег-тимлидов;
• амбассадорство;
• редакционная политика.

Формат:

раз в месяц очно с подключением удаленных сотрудников — смешанный формат; очень важно, чтобы удаленные сотрудники присутствовали на нем, знакомились с командой в офисе и с другими коллегами на удаленке; максимальная продолжительность — 5 часов с перерывами. Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения

Участники — все новые сотрудники, независимо от грейда и подразделения.

Что компания получает от проведения welcome-тренингов — замотивированных лояльных сотрудников и свежий взгляд на рабочие процессы. Как показывает практика, проведение подобных мероприятий сводит возможную текучку кадров в первые полгода трудоустройства до минимума.

Кто проводит «Welcome! Тренинг»

Начинать адаптационный курс рекомендуется с приветствия и вводного слова одного из топ-менеджеров. В зависимости от размера и структуры компании это могут быть генеральный директор, кто-либо из его заместителей, начальник HR-службы. Участие в программе представителя руководства будет позитивно воспринято новичками и повысит статус самого вводного курса. Как вариант: можно подготовить видеообращение первого лица компании к новым сотрудникам.
Основную часть курса, как правило, проводит сотрудник службы персонала – тренинг-менеджер или специалист по подбору и адаптации. Описанием продукта/ услуг, чаще всего, занимаются работники соответствующего профиля – технологи, маркетологи.
В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела, может выступить сотрудник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании. Это позволит завоевать большее доверие новичков и, в то же время, будет дополнительной мотивацией для самого работника.
Для рассказа о социальной политике и защите интересов персонала можно пригласить представителя профсоюза.
Кроме передачи новичкам знаний «из первых рук», такая форма вводного курса, как «Welcome! Тренинг»
, позволяет дополнительно мотивировать уже работающих сотрудников компании, занятых в проведении адаптационной программы.

В процессе адаптации нового сотрудника помимо таких объективных факторов, как новая корпоративная культура
, условия работы, мотивация
, регламенты новой организации, существуют и субъективные. Это психологические аспекты взаимодействия с новым коллективом, взаимоотношения нового человека со «старожилами». Не всегда этот процесс проходит гладко.

Настороженность сложившегося коллектива к новому человеку присутствует в большинстве случаев и ее можно даже назвать стандартной реакцией на нового человека. И роль HR
-а
в налаживании эффективного взаимодействия новых и уже работающих сотрудников, создание положительно фона в коллективе выходит на первый план.

Вхождение новичка в должность сопряжено как с профессиональными, так и с психологическими сложностями.

• Новый сотрудник не знает бизнес-процессов в компании.
• Ему требуется время, чтобы изучить их и применять на требуемом уровне.
• В момент освоения он работает менее эффективно и ему сложнее выполнять свою работу, она требует больше времени.
• Незнание принятых моделей поведения в подразделении, традиций взаимодействия между сотрудниками.

В зависимости от гибкости и коммуникабельности, принятие в коллектив может быть довольно быстрым или очень медленным. Но процесс «притирки» все равно будет иметь место. С точки зрения взаимоотношений с руководством, новичок не в полной мере может знать об ожиданиях начальника, требованиях к качеству выполнения работ, профессиональном уровне. Все это вместе формирует в той или иной степени стрессовую ситуацию для сложившегося коллектива и для нового человека, что может быть причиной напряженности всех сторон.

Существуют и положительные моменты – ситуаций, когда новый человек предоставлен сам себе, становится все меньше. Руководство компаний и менеджеры по работе с персоналом понимают, что успешность адаптации нового сотрудника в компании напрямую влияет на показатель текучести кадров, сохранность кадрового резерва и минимизацию усилий по поиску новых сотрудников взамен не подошедших или ушедших после испытательного срока. Все это входит в понятие «адаптация сотрудника в компании», которая имеет очень большое значение для формирования успешной команды
.

Система адаптации предлагает множество инструментов для того, чтобы вхождение нового сотрудника в сложившийся коллектив, в должность, проходило максимально эффективно, гладко и быстро. Лучшие методы – те, которые предполагают выстраивание системы эффективного взаимодействия новых и старых сотрудников с самого начала. Главная роль в создании такой системы возлагается на HR-службу.

Прием №1 – обучение

Залогом успешной и быстрой адаптации нового человека в коллективе служит его обучение
, цель которого – дать как можно больше информации о компании, сделать систему работы прозрачной и понятной, продемонстрировать ценности компании, ее ожидания. Понимание основных ценностей, которые разделяют другие сотрудники, становится тем фундаментом, на котором можно строить профессиональные и личные коммуникации с коллективом.

Обучение может проходить в форме тренингов
, презентаций и с помощью обучающих материалов. Буклет новичка позволяет в доступной форме донести до нового сотрудника свод правил и действий, принятых в компании, нормы поведения, общения и прочие важные моменты корпоративной культуры. Его главная цель – помочь при социальной адаптации.

Примеры welcome-писем

Ниже мы собрали 11 примеров приветственных серий и рассказали, чем они нам понравились. Также мы добавили два примера очень слабых приветственных писем (#6) для сравнения.

Backcountry

Это очень длинное, но, несмотря на это, примечательное welcome-письмо.

Но при этом каждое фото несет смысл. Мы видим крупным планом улыбку сразу после заголовка «Спасибо». Затем идут фотографии ассортимента предлагаемой продукции. Еще ниже нам предлагают обратиться к специалистам по фирменному снаряжению, которые помогут подобрать нужную модель и ответят на интересующие вопросы. Эта фишка выделяет бренд на фоне других.

Также имеется реклама фирменного приложения. Приветственное письмо – это просто идеальное место для продвижения фирменных инструментов. Во время написания этой статьи я наткнулась на несколько примеров рекламы приложений в приветственных письмах, что не может меня не радовать.

В самом конце рассылки мы встречаем призыв достигать вершин и быть лучшим (be “goatworthy”). Это на языке Backcountry значит «быть классным». Я заметила еще одну закономерность: в таких рассылках иногда размещают хештеги, чтобы показать свою причастность к различным инициативам.

Хештег #goatworthy дает много информации о философии Backcountry. С помощью хештега компания собирает вокруг себя сообщество людей с похожими интересами и показывает новым подписчикам, что продажа товара – далеко не главная цель деятельности бренда. Это также укрепляет доверие аудитории и находит отклик в ее душе.

Levo

Levo призывает кардинально сменить карьеру.Это очень простое welcome-письмо, где применили парочку умных приемов. Во-первых, заглавное фото намекает, что вы должны сделать: сесть за компьютер и заполнить профиль Levo. Изображение веб-сайта Levo на экране дополняет картину.

Далее в тексте неоднократно используются слова «вы» и «теперь». Маркированный список вместо стандартных абзацев облегчает восприятие и чтение. Также есть огромная (хоть и не броская) кнопка призыва к действию.

Подпись завершает письмо и создает ощущение персонального и искреннего обращения. Это просто фотография подписи, но раньше direct-маркетологи ВСЕГДА добавляли отсканированную подпись в конце рекламных и коммерческих писем. Почему? Потому что она повышала продажи. А в этом случае подпись повышает шанс совершения пользователями желаемых действий.

MavSocial

Немногословное приветственное письмо от MavSocial. Мне здесь нравится несколько нюансов. Во-первых, лаконичный текст: не нужно пробираться сквозь витиеватые строки в поисках смысла.

Некоторые welcome-письма злоупотребляют информацией и выглядят как сплошные блоки текста. Здесь этого нет. Абзацы очень короткие. Шрифт достаточно крупный для удобства чтения. Также хорошо заметны ссылки.

В письме дается пошаговая инструкция, как зарегистрировать аккаунт и начать управление социальными сетями. А поскольку само письмо написано простым языком, то кажется, что и шаги этой инструкции легко выполнить. Все это подталкивает пользователей к нужному действию: переход с пробного аккаунта на полноценный.

Refinery29

Что еще мне нравится в этом письме: в самом начале компания просит переместить ее рассылки во вкладку «несортированные», куда обычно попадает личная переписка.

Experian не так давно провели исследование приветственных писем и выяснили, что просьба добавить рассылку в приоритетную вкладку, размещенная в начале письма, эффективнее, чем просьба в конце письма. При чем количество подписчиков, выполняющих инструкции и указания в самом начале письма, увеличивается на 20%.

Luzme

В этом велком письме тоже много интересных деталей — это и персонализация, и четкое описание, чем занимается компания. В рассылке также есть напоминание, почему я получила это письмо.

Поскольку это SaaS-компания, важно, чтобы я поняла, чем она занимается и как все работает. В этом письме все подробно поясняется

Больше всего мне нравится раздел FAQ. Именно такой информации не хватает новоиспеченному пользователю. Если честно, это первое welcome-письмо на моей памяти с FAQ.

Ключевые этапы и части адаптации

Адаптацию нового сотрудника в отделе продаж можно представить как четыре последовательных этапа:

Оценка сотрудника. На первом этапе сложно говорить непосредственно об адаптации, так как сначала проводится подготовительная работа. РОП узнает у новичка, работал ли он ранее в подобных условиях, знаком ли с деятельностью компании и так далее. 
Общая ориентация. Знакомство нового работника с структурой компании, корпоративными ценностями, внутренними правилами и распорядком, а также с историей бренда и особенностями реализуемых товаров, услуг, знакомство нового сотрудника с командой. На все это отводится максимум одна неделя. 
Практическая часть. Здесь основной задачей РОПа становится постоянный контроль за работой нового менеджера

Если что-то непонятно, или он допускает ошибки, важно сразу же исправлять ситуацию, чтобы не закрепить привычки.
Функционирование. Заключительный этап адаптации сотрудника характеризуется планомерным решением различного рода социальных и производственных проблем

Важно не бросать менеджера наедине с проблемами, так как это помешает его переходу к нормальной работе в отделе.

Перейдем от теории к практике и рассмотрим конкретные инструменты адаптации сотрудников. 

Систематизируйте процессы

Когда количество новых сотрудников в месяц не превышало 50 человек, у нас была возможность проводить с ними почти индивидуальное обучение: собирать группами и рассказывать о том, как устроена компания и рабочие процессы внутри. Сейчас у нас от 300 новичков в месяц, которые находятся в разных городах.

Для нас очень важно сохранять то, что мы дотрагиваемся до каждого. Без выстроенной системы адаптации это невозможно было бы сделать

Она  универсальна: ее проходят как менеджеры розничной сети, так и топ-менеджеры.

Первое, что получает от нас новый человек в команде, — приветственное письмо на корпоративную электронную почту, в котором сотрудник может ознакомиться с  регламентами, важными ссылками и корпоративными справочниками. Далее в течение двух недель он проходит очный или дистанционный welcome-тренинг в формате квеста. После этого еще две недели новичок изучает на портале видеоматериалы о нас и проходит тестирования.

В первые дни работы нового сотрудника знакомят с наставником и выдают лист с целями, которые нужно достичь для прохождения испытательного срока. Сотрудники офиса вместе с наставником проходят погружение в различные подразделения, а менеджеры отдела продаж — еще и обучение по продукту и продажам с последующими аттестациями. 

Благодаря нововведениям нам удалось повысить количество успешно адаптировавшихся сотрудников в пять раз. В процессе разработки системы адаптации участвовала команда из пяти специалистов.

«Welcome! Тренинг»

(по материалам книги Н.Володиной «Адаптация персонала»)

Цели «Welcome! Тренинга»:

• Формирование и повышение лояльности сотрудников организации
• Передача новых знаний об организации и существующих в ней правилах

Важно понимать, что «Welcome! Тренинг» не является тренингом в привычном понимании этого слова, так как не направлен на отработку каких-либо навыков

Содержание «Welcome! Тренинга»:

1. Сведения о компании

• Видение, миссия
• История создания
• Описание сегмента рынка на котором работает компания
• Позиция компании на рынке
• Основные конкуренты
• Основные клиенты и партнеры
• Победы и достижения
• Стратегические приоритеты и цели на текущий период
• Освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги

• Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие)
• Описание продукта/услуги
• Ассортимент, ассортиментная политика
• Конкурентные преимущества продукта/услуги
• Успешные проекты
• Технология построения отношений с клиентами
• Логистика

3. Организация: структура и культура

• Структура, ключевые фигуры
• Основные положения корпоративного кодекса компании
• Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.
• Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

• Профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека
• Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного  роста работающих сотрудников
• Политика вознаграждений (в случае, если она унифицирована)
• Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот
• Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.
• Отношения с профсоюзной организацией

5. Экскурсия по компании

В данный блок можно включить такие мероприятия, как:

• Посещение производства
• Посещение музея компании
• Посещение «Аллеи славы» (экспозиция дипломов и наград компании)
• И т.д.

6. Просмотр фильма о компании

Фильм может содержать следующую информацию:

• О создании и процессе становления компании
• О выпускаемом продукте / оказываемых услугах
• О корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных мероприятий: праздников и спортивных турниров)
• Интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками
• Репортажи из удаленных филиалов
• Обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений

Это может быть традиционный повествовательный или мультипликационный фильм или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов.

В конце «Welcome! Тренинга» представители компании должны ответить на вопросы новичков.

Прием №5 – вовлечение в корпоративную жизнь

Систему корпоративных мероприятий стоит построить так, чтобы у сотрудников были возможности активно проводить время и общаться вне рабочего процесса, что создает среду, в которой отношения в коллективе налаживаются намного быстрее. В такой ситуации намного легче влиться в сложившийся коллектив.

Так, в компании «Скинкеа» помимо регулярных мероприятий, принять участие в которых могут все сотрудники, действует система клубов по интересам, таких как: футбол, волейбол, бадминтон, киноклуб, танцы и многих других. Лидеры клубов направляют приглашения новым сотрудникам на мероприятия клубов с первых дней их работы. Личные коммуникации в неформальной обстановке налаживаются намного легче, и помогают почувствовать себя частью нового коллектива значительно быстрее. А старые сотрудники могут наладить коммуникацию с новым, даже если по роду своей деятельности они редко пересекаются по рабочим вопросам.